Cách hạch toán tài khoản 242 - Chi phí trả trước theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

1. Nguyên tắc kế toán

1.1. TK 242 Dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của các kỳ kế toán sau.

1.2. Các nội dung được phản ánh là chi phí trả trước:

- Chi phí trả trước về thuê cơ sở hạ tầng, thuế hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhiều kỳ kế toán;

- Chi phí thành lập Doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước khi hoạt động được phân bổ tối đa không quá 3 năm;

- Chi phí mua bảo hiểm (Bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản,…) và các lệ phí mà Doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toán;

- Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;

- Chi phí đi vay trả trước về lãi tiền vay hoặc lãi trái phiếu ngay khi phát hành;

- Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh 1 lần có giá trị lớn, Doanh  nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phân bổ tối đa không quá 3 năm;

- Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính;

- Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động;

- Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ Công ty mẹ - Công ty con có phát sinh lợi thế thương mại hoặc khi cổ phần hóa Doanh nghiệp nhà nước, nhà nước có phát sinh lợi thế kinh doanh;

- Các khoản chi phí trả trước khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều kỳ kế toán;

- Chi phí nghiên cứu và chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình được ghi nhận ngay là chi phí sản xuất kinh doanh, không ghi nhận là chi phí trả trước.

1.3. Việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD từng kỳ kế toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn phương pháp và tiêu thức hợp lý.

1.4. Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước theo từng kỳ hạn trả trước đã phát sinh, đã phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ kế toán và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí.

1.5. Đối với các khoản chi phí trả trước bằng ngoại tệ, trường hợp tại thời điểm lập báo cáo có bằng chứng chắc chắn về việc người bán không thể cung cấp hàng hóa, dịch vụ, và doanh nghiệp sẽ chắc chắn nhận lại các khoản trả trước bằng ngoại tệ và phải đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi Doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch).

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 242 - Chi phí trả trước

Bên nợ: Các khoản chi phí trả trước phát sinh trong kỳ.

Bên có: Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chị phí SXKD trong kỳ.

Số dư bên nợ: Các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu

3.1. Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước phải phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ, ghi:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)

      Có TK 111, 112, 153, 331, 334, 338…

Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước, ghi:

Nợ TK 623, 627, 635, 641, 642

      Có TK 242- Chi phí trả trước

3.2. Khi trả trước tiền thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạn tầng theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh cho nhiều kỳ, ghi:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)

      Có TK 111, 112…

Nếu có thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, chi phí trả trước bao gồm cả thuế GTGT.

3.3. Đối với công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ, khi xuất dùng, cho thuê, ghi:

- Khi xuất dùng hoặc thuê ghi:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước

Có TK 153 - Công cụ dụng cụ

- Định kỳ tiến hành phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê đã xuất kho theo tiêu thức hợp lý. Căn cứ để xác định mức chi phí phải phân bổ mỗi kỳ có thể là thời gian sử dụng hoặc khối lượng sản phẩm, dịch vụ mà công cụ, dụng cụ , bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh theo từng kỳ kế toán. Khi phân bổ , ghi:

Nợ TK  623, 627, 641, 642…

      Có TK 242 - Chi phí trả trước

3.4. Trường hợp mua TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình hoặc mua bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả góp và đưa về sử dụng ngay cho SXKD, hoặc để nẳm giữ chờ tăng giá hoặc cho thuê hoạt động, ghi:

Nợ TK 211, 213, 217 (nguyên giá - ghi theo giá mua trả tiền ngay)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa Tổng số tiền thanh toán trừ (-) giá mua trả tiền ngay trừ (-) Thuế GTGT (nếu có))

       Có TK 331- Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán)

- Định kỳ thanh toán cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK  331

      Có TK 111, 112 (Thanh toán định kỳ bao gồm cả gốc và lãi trả chậm, trả góp phải trả định kỳ)

- Định kỳ, tính vào chi phí theo số lãi trả chậm, trả góp phải trả, ghi:

Nợ TK 635

      Có TK 242

3.5. Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh lớn, Doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ, phải phân bổ chi phí vào nhiều kỳ kế toán, khi công việc sửa chữa  hoàn thành:

- Kết chuyển chi phí sửa chữa TSCĐ vào tài khoản chi phí trả trước, ghi:

Nợ TK 242

      Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (2413)

- Định kỳ, tính và phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 623, 627, 641, 642…

      Có TK242

3.6. Trường hợp Doanh nghiệp phải trả lãi tiền vay theo số phải trả lãi tiền vay cho bên cho vay:

- Khi trả trước lãi tiền vay, ghi:

Nợ TK 242

      Có TK 111, 112

- Định kỳ, khi phân bổ lãi tiền vay theo số phải trả từng kỳ vào chi phí tài chính hoặc vốn hóa tính vào giá trị tài sản dở dang, ghi:

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (chi phí đi vay ghi vào chi phí SXKD trong kỳ)

Nợ TK 241 - XDCB dở dang (nếu chi phí đi vay được vốn hóa vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)

Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung (Nếu chi phí đi vay được vốn hóa vào tài sản sản xuất dở dang)

Có TK 242 - Chi phí trả trước (Chi tiết lãi trái phiếu trả trước)

3.7. Khi Doanh nghiệp phát hành trái phiếu theo mệnh giá để huy động vốn vay, nếu Doanh nghiệp trả trước lãi trái phiếu ngay khi phát hành, chi phí lãi vay được phản ánh vào bên Nợ TK 242 (chi tiết lãi trái phiếu trả trước), sau đó phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí

- Tại thời điểm phát hành trái phiếu, ghi:

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Nếu tính vào chi phí tài chính trong kỳ)

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (Chi tiết lãi trái phiếu trả trước)

      Có TK 334311 - Mệnh giá trái phiếu

- Định kỳ, phân bổ lãi trái phiếu, trả trước vào chi phí đi vay từng kỳ, ghi:

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Nếu tính vào chi phí tài chính trong kỳ)

Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (nếu được vốn hóa vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)

Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung (Vốn hóa vào tài sản sản xuất dở dang)

      Có TK 242 - Chi phí trả trước (Chi tiết lãi trái phiếu trả trước) (Số lãi trái phiếu phân bổ trong kỳ)

3.8. Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ Công ty mẹ - Công ty con (Mua tài sản thuần), tại ngày mua nếu phát sinh lợi thế thương mại:

- Nếu việc mua, bán khi hợp nhất kinh doanh được bên mua thanh toán bằng tiền, hoặc các khoản tương đương tiền, ghi:

Nợ TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217… (theo giá trị hợp lý của tài sản đã mua)

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (Chi tiết lợi thế thương mại)

Nợ TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần (Giá phát hành nhỏ hơn mệnh giá)

     Có TK 4111 - Vốn góp của chủ sở hữu (Theo mệnh giá)

     Có TK 331, 3411 … (Theo giá trị hợp lý của các khoản nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu)

     Có TK 111, 112, 121 (Số tiền hoặc các khoản tương đương tiền bên mua đã thanh toán)

     Có TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần (Giá phát hành lớn hơn mệnh giá)

3.9. Các Doanh nghiệp chưa phân bổ hết lỗ chênh lệch tỷ giá trong giai đoạn trước hoạt động phải kết chuyển toàn bộ số lỗ lũy kế đang theo dõi trên TK 242 sang TK 635 - chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính

      Có TK 642 - Chi phí trả trước

3.10. Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị Doanh nghiệp để cổ phần hóa Doanh nghiệp 100%  vốn nhà nước, nếu khoản tiền thuê đất trả trước không đủ tiêu chuẩn TSCĐ vô hình, được đánh giá tăng vốn Nhà nước và ghi nhận phần chênh lệch là lợi thế kinh doanh, ghi:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước

      Có TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu

3.11. Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị Doanh nghiệp để cổ phần hóa Doanh nghiệp 100%  vốn nhà nước, nếu giá trị thực tế của vốn Nhà nước lớn hơn giá trị ghi sổ của vốn Nhà nước, kế toán ghi tăng vốn Nhà nước và ghi nhận phần chênh lệch là lợi thế kinh doanh, ghi:

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước

      Có TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu

3.12. Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa Doanh nghiệp Nhà nước được phản ánh trên TK 242 và phân bổ dần tối đa không quá 3 năm, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý Doanh nghiệp

      Có TK 242 - Chi phí trả trước

Tư vấn kiến thức kế toán