Quy trình hạch toán kế toán Nhà Hàng, Khách Sạn

I. QUY TRÌNH THỦ TỤC HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ MUA HÀNG

1. Thủ tục về chứng từ đầu vào

- Đề xuất, dự trù hoặc bảng kê mua hàng hóa sản phẩm do các Trưởng bộ phận ký xác nhận.

- Đề nghị tạm ứng tiền đi thu mua ngoài.

- Giấy đề nghị thanh toán (Theo Mẫu 05-TT).

- Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt.

- Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí mua nếu là hàng mua ngoài chợ; Nếu là hàng siêu thị không cần thiết lập bảng kê vì hàng siêu thị đã có hóa đơn GTGT đầy đủ tính pháp lý; Nếu hàng mua chợ của cá nhân lập bảng kê theo mẫu cuối tuần hoặc cuối tháng hoặc định kỳ khi thanh toán nhờ người bán ký xác nhận trên bảng kê ghi rõ địa điểm thu mua và có thông tin đầy đủ của người bán: Chứng minh thư nhân dân, địa chỉ,… đầy đủ và rõ ràng.

- Sổ theo dõi hoặc bảng kê đối chiếu quyết toán thu mua so với tạm ứng hàng ngày của nhân viên thu mua.
- Hóa đơn tài chính (Hóa đơn thông thường, hoặc hóa đơn GTGT); Nếu vượt khung cho phép của công tác mua sắm thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ, Doanh nghiệp chi tiền trả lại người đi thu mua trực tiếp; Nếu thừa so với dự trù kế hoạch, đề xuất tạm ứng thì phải hoàn nhập lại quỹ do các nguyên nhân: Giá chợ, hoặc tìm kiếm được các đầu mối có giá rẻ hơn.

2. Quy trình thực hiện chung:

* Các bước thực hiện: Khách đặt dịch vụ ăn uống, hội nghị, tiệc,… Phòng kinh doanh ghi nhận lập phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng kinh tế; Trên hợp đồng hoặc phiếu đặt dịch vụ ghi rõ các thực đơn của khách sạn => Phòng kinh doanh sẽ giao cho Bộ phận bếp => Bếp trưởng căn cứ thực đơn và định lượng của món ăn sẽ lập Phiếu đề xuất mua hàng, kẹp cùng thông tin Menu chọn món ăn mà Khách đã chọn.

* Nếu là nhà cung cấp, người bán mang sản phẩm hàng hóa, nguyên vật liệu,… được giao trực tiếp cho Doanh nghiệp tại cổng bảo vệ:

Bước 01:

- Bộ phận bếp căn cứ Menu khách đặt lập “Giấy đề nghị, đề xuất, dự trù mua hàng hóa vật tư”. Kèm theo Phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng cung ứng dịch ăn uống.

- Giấy đề nghị của đơn vị phải do Trưởng đơn vị, Trưởng bộ phận ký chính; Người đề xuất sẽ ký nháy.

- Trong trường hợp Phó trưởng đơn vị ký cần có “Giấy ủy quyền” theo mẫu của Phòng Tổ chức Hành chính; Hoặc Trưởng bộ phận phải có thông báo xác nhận ủy quyền miệng cho Phó trưởng đơn vị ký thay bằng công cụ: Email, Skype, Bộ đàm, Điện thoại,…

Bước 02:

- Bộ phận bếp mang “Giấy đề nghị + Phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng đặt dịch vụ” gửi Phòng kế toán => Người trực tiếp nhận là Nhân viên tiếp phẩm trực tiếp đi thu mua xem xét các góc độ nghiệp vụ: Nhà cung cấp, đầu mối thu mua, giá cả thị trường…

- Phòng Kế toán, Nhân viên thu mua sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ và khả năng cung ứng => Ghi ngày nhận giấy đề nghị và ký nháy vào giấy đề nghị góc trái hoặc bên phải của mục Kế toán trưởng bộ phận phòng kế toán; Nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo Giấy đề nghị (Giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ) => Nhân viên tiếp phẩm thu mua trình Kế toán trưởng ký chính xác lập việc thu mua để tiến hành đi thu mua kịp thời.

Bước 03:

- Kế toán trưởng ký chính giao lại Nhân viên tiếp phẩm thu mua trình “Giấy đề nghị mua hàng” và làm tờ trình (Kèm bảng báo giá - Nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (Nếu giấy đề nghị hợp lệ).

- Chú ý: Nếu là tài sản có giá trị lớn thì Nhân viên liên hệ Nhà cung cấp lấy báo giá tài sản (Ít nhất 03 bảng báo giá cạnh tranh của 03 Nhà cung cấp).

Bước 04: Giám đốc ký duyệt giao lại Nhân viên tiếp phẩm tiến hành thông báo và làm việc với Nhà cung cấp được lựa chọn để đặt hàng.

Bước 05:

- Nhân viên thu mua hàng hóa bằng điện thoại, Fax hoặc Email đơn đặt hàng cho Nhà cung cấp yêu cầu cung cấp hàng, xác định thời gian giao hàng cụ thể.

- Nhân viên tiếp phẩm ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn chứng từ & nghiệm thu tài sản: Hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê,…

- Người bán ký xác nhận và bàn giao tài sản chuyển quyền sở hữu vào chứng từ: Hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê,…

- Nhân viên bảo vệ sẽ đứng bên tham gia kiểm định với vai trò là người giám sát và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu.

Bước 06: Nhân viên tiếp phẩm liên hệ Phòng ban có nhu cầu sử dụng và đề xuất xuống nhận và bàn giao và chuyển chứng từ cho Kế toán kho tiếp nhận theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và phân theo dõi các Phòng ban.

Bước 07: Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quyết toán theo đầy đủ thủ tục như Mục 1.

+ Sau khi được duyệt, Phòng kế toán lập phiếu chi tiền, lập Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, Thủ quỹ chi tiền hoặc Kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.

+ Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi.

* Nếu là Nhân viên tiếp phẩm trực tiếp đi thu mua thì ngoài:

Bước 01:

- Đơn vị có nhu cần mua sắm tài sản, vật tư hàng hóa, nguyên vật liệu làm “Giấy đề nghị, đề xuất, dự trù mua hàng hóa vật tư”.

- Giấy đề nghị của đơn vị phải do Trưởng đơn vị, Trưởng bộ phận ký chính, người đề xuất sẽ ký nháy.

- Trong trường hợp Phó trưởng đơn vị ký cần có “Giấy ủy quyền” theo mẫu của Phòng Tổ chức Hành chính.

Hoặc Trưởng bộ phận phải có thông báo xác nhận ủy quyền miệng cho Phó trưởng đơn vị ký thay bằng công cụ: Email, Sky, Bộ đàm, Điện thoại,….

Bước 02:

- Đơn vị mang “Giấy đề nghị” gửi Phòng kế toán người trực tiếp nhận là Nhân viên tiếp phẩm trực tiếp đi thu mua xem xét các góc độ nghiệp vụ: Nhà cung cấp, đầu mối thu mua, giá cả thị trường,…

Bước 03:

- Phòng Kế toán nhân viên thu mua sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ và khả năng cung ứng => Ghi ngày nhận giấy đề nghị và ký nháy vào Giấy đề nghị góc bên trái hoặc bên phải của mục Kế toán trưởng bộ phận Phòng kế toán; Nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo Giấy đề nghị (Giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ).

- Nhân viên tiếp phẩm lập giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu: Căn cứ nghiệp vụ chuyên môn và ước lượng giá cả thị trường cho các món hàng sẽ mua sẽ ước lập số tiền TẠM ỨNG => Nhân viên tiếp phẩm thu mua trình Kế toán trưởng ký chính.

Bước 04:

- Kế toán trưởng ký chính giao lại Nhân viên tiếp phẩm thu mua trình “Giấy đề nghị, đề xuất mua hàng, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu” và Giấy đề nghị tạm ứng (Kèm bảng báo giá - Nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (Nếu Giấy đề nghị hợp lệ).

Bước 05:

- Giám đốc ký duyệt giao lại Nhân viên tiếp phẩm tiến hành => Trực tiếp đi thu mua ở các đầu mối chợ, siêu thị, nguồn hàng khác để cung cấp kịp thời đầu vào phục vụ sản xuất kinh doanh.

Bước 06:

- Nhân viên tiếp phẩm ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn chứng từ: Hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê,… và mang sản phẩm hàng hóa về Doanh nghiệp, Người bán ký xác nhận đầy đủ vào: Hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê,…

- Hàng về Doanh nghiệp, Nhân viên bảo vệ kiểm định với vai trò là người giám sát và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu.

Bước 07:

- Nhân viên tiếp phẩm liên hệ Phòng ban có nhu cầu sử dụng và đề xuất xuống nhận và bàn giao và chuyển chứng từ cho Kế toán kho tiếp nhận theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và phân theo dõi chi tiết cho các Phòng ban sử dụng.

Bước 08:

- Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quyết toán theo đầy đủ thủ tục như Mục 1.

- Sau khi được duyệt; Phòng kế toán lập Phiếu chi, lập Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, Thủ quỹ chi tiền hoặc Kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.

- Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho Kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi.

II. MUA HÀNG NHẬP KHO

- Căn cứ nhu cầu hàng hóa tiêu dùng hàng tháng (Bình quân), Bộ phận kế toán (Kế toán hàng hóa + Kế toán trưởng) dự kiến số lượng và chủng loại hàng hóa đủ dùng trong tháng đề nghị Giám đốc phê duyệt. Đề xuất mua hàng rồi tiến hành mua về nhập kho (Theo mẫu Doanh nghiệp: Phiếu đề nghị mua vật dụng hàng hóa). Bao gồm các loại như sau: Bia, nước ngọt, đậu phộng,… Tiến hành nhập kho theo đầy đủ thủ tục như trên và đề xuất, dự trù hoặc bảng kê mua hàng hóa sản phẩm do các Trưởng bộ phận ký xác nhận, cụ thể như sau:

+ Đề nghị tạm ứng tiền đi thu mua ngoài.

+ Giấy đề nghị thanh toán (Theo Mẫu 05-TT).

+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt.

+ Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí mua nếu là hàng mua ngoài chợ; Nếu là hàng siêu thị không cần thiết lập bảng kê vì hàng siêu thị đã có hóa đơn GTGT đầy đủ tính pháp lý; Nếu hàng mua chợ của cá nhân lập bảng kê theo mẫu cuối tuần, tháng hoặc định kỳ khi thanh toán nhờ người bán ký xác nhận trên bảng kê ghi rõ địa điểm thu mua và có thông tin đầy đủ của người bán: Chứng minh thư nhân dân, địa chỉ,… đầy đủ và rõ ràng.

+ Sổ theo dõi hoặc bảng kê đối chiếu quyết toán thu mua so với tạm ứng hàng ngày của nhân viên thu mua.
+ Hóa đơn tài chính (Bản gốc: Hóa đơn thông thường, hoặc hóa đơn GTGT + bản copy nếu có).

Nếu vượt khung cho phép của công tác mua sắm thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ Doanh nghiệp chi tiền trả lại người đi thu mua trực tiếp; Nếu thừa so với dự trù kế hoạch, đề xuất tạm ứng thì phải hoàn nhập lại quỹ do các nguyên nhân: Giá chợ, hoặc tìm kiếm được các đầu mối có giá rẻ hơn.

- Đối với thực đơn cho Nhà hàng ăn uống:

+ Phòng kinh doanh nhận phiếu đặt dịch vụ, hợp đồng, booking,… => Phòng kinh doanh báo số lượng người, tiệc lên Bộ phận bếp để Bếp trưởng căn cứ thực đơn để Định mức món ăn => Lập bảng kê đề nghị mua hàng => Chuyển cho Nhân viên thu mua đầu vào.

* Bếp trưởng:

+ Lập công thức về thành phần thực phẩm, định lượng và giá gốc cho tất cả các món ăn. Thực đơn chọn sẵn (Set Menu), Thực đơn tự chọn , Thực đơn tiệc (Buffet, Banquet,…).

+ Định mức đầu vào nguyên vât liệu khống chế theo tỷ lệ 30% doanh thu bán ra.

+ Cập nhật giá thành thực phẩm và doanh thu hàng ngày => Dựa trên bảng giá thu mua đầu vào mà Phòng kế toán cung cấp.

+ Kết hợp nhân viên Thu Mua: Nếu thấy đầu vào đắt => Thông báo với Ban giám đốc, đồng thời đề xuất phương án đề xuất thu mua để giảm thiểu chi phí đầu vào cho rẻ.

+ Căn cứ Bill, Hợp đồng, Booking,… và số lượng thực khách => Bếp trưởng lập bảng kê chi tiết các nguyên liệu đầu vào: Thịt,cá, rau, củ, quả,… .chuyển qua cho Nhân viên tiếp phẩm tổ chức thu mua cung ứng kịp thời.

* Yêu cầu của một Nhân viên tiếp phẩm:

- Lập Chi tiết bảng kê đầu vào: Số lượng, chủng loại, chất lượng, thành tiền tổng là bao nhiêu theo phương pháp ước lượng? => Lập giấy đề nghị tạm ứng + Đơn đề nghị mua hàng => Trình Kế toán trưởng ký duyệt => Tiến hành trực tiếp đi thu mua: Tự liên hệ các đầu mối: Chợ, siêu thị, người dân, các tụ điểm thu mua sao cho giá mua thấp nhất có thể => Theo dõi công nợ đến kỳ thanh toán sẽ xử lý theo yêu cầu, kết hợp kế toán nội bộ Đầu vào để kiểm soát công nợ được chi tiết theo từng đối tượng: Số công nợ, thời gian thanh toán.

- Lập bảng kê chi tiết hàng hóa đầu vào khi thu mua: Số lượng? Đơn giá? Thành tiền? Chủng loại? Hình thức thanh toán? => Lập bảng kê chi tiết theo ngày, trung bình giữa tháng hoặc cuối tháng sẽ phải tổng hợp làm báo cáo kèm theo chi tiết để làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp.

- Mọi hóa đơn chứng từ, bảng kê, giấy tờ khác được chuyển sang cho Kế toán nội bộ đầu vào nhập liệu: Phiếu nhập kho nội bộ, Phiếu chi tiền nội bộ,…

- Các văn bản, giấy tờ thủ tục cần: Giấy đề nghị cấp hàng, Giấy đề nghị thanh toán, bảng kê hàng hóa vật tư, hóa đơn bán lẻ,… => Mọi chứng từ hàng hóa chuyển cho Kế toán nội bộ đầu vào lưu trữ bảo quản.

- Liên hệ đối chiếu với các kho và Bếp trưởng để phục vụ kịp thời việc cung cấp vật liệu đầu vào làm món ăn và khác.

- Tổ chức công tác tìm nguồn nguyên vật liệu đầu vào có chất lượng để đảm bảo cung cấp kịp thời: Tìm kiếm hàng ngoài Chợ để tìm nguồn đầu vào cho giá thật rẻ càng tốt => Giảm thiểu chi phí yếu tố đầu vào.

Thiết lập danh sách nhà cung ứng:

- Liên hệ tìm kiếm các đơn vị tổ chức, cá nhân tập thể để tìm kiếm nguồn hàng mới sao cho giá rẻ, đảm bảo chất lượng đầu vào => Lập các bảng kê danh sách Nhà cung cấp đầu vào để thuận tiện cho công tác liên hệ thu mua: Tên mặt hàng, điện thoại liên hệ (Di động, bàn,…), tên người đại diện để liên hệ.

- Thiết lập tách biệt danh sách hàng hóa đầu vào mua ngoài chợ và hàng hóa mua ở siêu thị.

- Cuối tháng căn cứ doanh thu của hóa đơn bán ra. Căn cứ theo Thuế lập lại danh sách bảng kê vật tư hàng hóa dựa theo Bill thanh toán của Khách hàng đã ăn uống => Lập danh sách chi tiết => Nhân viên tiếp phẩm đại diện ký, Giám đốc ký, kèm theo chứng minh nhân dân của các cơ sở đã thu mua.

Tập trung lấy hàng hóa đầu vào ngoài chợ:

- Các yếu tố đầu vào là nguyên vật liệu bếp để chế biến Nhà hàng: Thịt cá, rau củ, quả,… hạn chế lấy hóa đơn siêu thị, hóa đơn đỏ tập trung mua ở các đầu mối ngoài chợ cho rẻ.

- Các mặt hàng không có ngoài chợ, và các đầu mối, hoặc chất lượng không đảm bảo: Thịt cá, rau củ, quả,… bắt buộc phải lấy ở siêu thị.

- Các mặt hàng: Rượu, bia, nước ngọt, nước mắm,… có trong danh sách bắt buộc phải lấy siêu thị và phải có hóa đơn (Vì đây là mặt hàng công nghệ dân không thể chế biến để bán, không có căn cứ nào để giải trình với cơ quan thuế sau này => phải lấy siêu thị để có hóa đơn).

Hỗ trợ:

- Có xe đưa đón đến nơi thu mua.

- Hỗ trợ phụ cấp tiền: xăng nếu tự đi xe cá nhân, điện thoại hàng tháng,…

Kiểm soát:

- Tất cả hàng hóa phải có bảng kê đầu vào, hoặc hóa đơn lẻ của Nhà cung cấp, tất cả phải có chữ ký xác nhận khi mua ở chợ, kết hợp với Bếp trưởng để cung cấp kiến thức chất lượng và đặc điểm của hàng hóa nguyên liệu mua vào đạt yêu cầu.

- Nếu giao hàng tại Doanh nghiệp phải kiểm tra chéo ba bên: Bảo vệ trung gian kiểm soát + Người bán giao hàng (Nhà cung cấp) ký xác nhận + Nhân viên thu mua kiểm tra giá cả, chất lượng hàng hóa => Nếu đạt thì cho nhập kho bàn giao bộ phận yêu cầu, ko đạt trả lại hàng hóa, vật tư. Mục đích: Tránh tình trạng biển lận về chênh lệch giá giữa nhân viên thu mua và người cung cấp, hoặc ghi lại phiếu thu mua theo giá khác.

- Hàng này sau khi thu mua xong, Nhân viên tiếp phẩm giao lại cho Kế toán đầu vào cập nhập giá mua vào => Lập bảng kê đối chiếu so sánh giá cả => Để báo cáo lên Giám đốc kiểm soát, gửi Bếp trưởng, Kế toán trưởng một bản để cùng kiểm soát.

- Phòng kinh doanh liên hệ với Bếp trưởng để cùng kiểm soát giá đầu vào so với đầu ra theo Menu đã báo cho khách => Để đảm bảo chỉ tiêu doanh số lợi nhuận.

- Hàng ngày, tuần, tháng, quý lập Bảng kê đối chiếu quyết toán Mua bán so với tạm ứng phát sinh trong kỳ đó.

- Liên hệ thường xuyên, giao dịch với Nhà cung cấp để đặt và mua nguyên vật liệu, hàng hóa CCDC theo nhu cầu thực tế tại các Nhà hàng.

Ghi chú: Hàng hóa dịch mua ngoài không bắt buộc phải lấy hóa đơn chỉ yêu cầu lập Bảng kê mua ngoài:

- Chi phí của Doanh nghiệp mua hàng hoá, dịch vụ không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào (Theo Mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư 78/2013/TT-BTC), nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp: Mua hàng hóa là nông sản, lâm sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra; Mua đất, đá, cát, sỏi của người dân tự khai thác trực tiếp bán ra; Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân đã qua sử dụng trực tiếp bán ra và một số dịch vụ mua của cá nhân không kinh doanh.

- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của Doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Hóa đơn đầu vào:

- Đầu vào nguồn siêu thị => Đầu vào thì lớn mà đầu ra thì ít do đó với mặt hàng hóa bán ra không qua chế biến như: Rượu, bia, nước ngọt, và những mặt hàng mà ở ngoài không có bắt buộc phải lấy ở siêu thị, hoặc Doanh nghiệp để có hóa đơn chứng từ,… có tính chất bảo quản lâu dài thì lấy hóa đơn siêu thị để bù đắp chi phí về thuế GTGT.

- Ưu điểm:

+ Doanh nghiệp dễ quản lý, nỗi lo người thu mua thực hiện các vấn để thủ thuật khác sẽ giảm thiểu rủi ro tài chính, gian lận của nhân viên.

+ Hóa đơn và bảng kê siêu thị bán ra là hàng ngày => Nhân viên về không cần nhập liệu lại nhiều.

- Nhược điểm: Việc cân đối thuế là căn cứ hóa đơn đầu ra đã xuất; Doanh nghiệp không xuất hóa đơn Nhà Hàng, nhưng đầu vào thì hàng ngày đều nhập vào => Lượng hàng tồn lớn trong khi Doanh thu ít mà những mặt hàng này là thứ dễ ôi thiu, hư hỏng và phải chế biến trong ngày => Nghi ngờ vấn đề Doanh nghiệp gian lận về thuế.

Đầu vào nguồn mua ở chợ:

- Những mặt hàng phải qua chế biến: Rau, củ quả, thịt cá,… là những mặt hàng chế biến trong ngày không để lâu được và những mặt hàng này có thể lấy ngoài chợ của tư nhân. Luật cho phép chỉ cần lập Bảng kê kèm chứng mình thư của người bán là đủ nên những mặt hàng này sẽ không lấy hóa đơn trong siêu thị để tiết giảm chi phí => Về mặt thuế vẫn đảm bảo thủ tục, Doanh nghiệp sẽ tiết giảm được chi phí hóa đơn không cần thiết.

- Ưu điểm:

+ Doanh nghiệp dễ dàng cân đối giữa doanh thu bán ra theo hóa đơn và đầu vào phù hợp với thực tế.

+ Giảm được chi phí thuế khi lấy hóa đơn.

+ Giá thấp hơn so với siêu thị.

- Nhược điểm:

+ Nhân viên thu mua phải lập Bảng kê hàng ngày báo cáo nội bộ, cuối tháng cân đối lại giữa doanh thu thuế để lập Bảng kê khống nhờ người dân ký hộ.

+ Các mặt hàng có thể sẽ không đảm bảo tính an toàn vệ sinh thực phẩm.

Đầu vào là rượu ngoại:

- Những mặt hàng này bắt buộc phải có hóa đơn.

- Doanh nghiệp chỉ được phép kinh doanh mặt hàng này khi làm đủ thủ tục sau:

+ Xin được Giấy phép kinh doanh mua bán mặt hàng rượu ngoại.

+ Đã đăng ký sử dụng và mua tem phiếu của cơ quan thuế cấp bán.

Căn cứ: Theo Thông tư số 160/2013/TT-BTC HƯỚNG DẪN VIỆC IN, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TEM ĐỐI VỚI SẢN PHẨM RƯỢU NHẬP KHẨU VÀ RƯỢU SẢN XUẤT ĐỂ TIÊU THỤ TRONG NƯỚC.

+ Quy định, sản phẩm rượu sản xuất trong nước để tiêu thụ, lưu hành trên thị trường từ ngày 01 tháng 01 năm 2014 và sản phẩm rượu nhập khẩu để tiêu thụ tại Việt Nam phải dán Tem trên bao bì sản phẩm.

Ưu và nhược điểm của hóa đơn siêu thị và bảng kê mua ngoài chợ:

- Hóa đơn siêu thị: Tính pháp lý về hóa đơn chứng từ cao, Doanh nghiệp được khấu trừ toàn bộ phần thuế GTGT đầu vào 10% hoặc 5%, được giảm trừ 20% thuế TNDN khi quyết toán thuế. Doanh nghiệp sẽ mất thêm một khoản chi phí thuế GTGT đầu vào tương ứng, đồng thời giá cả khi mua siêu thị luôn cao hơn mua ngoài chợ, chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm cao hơn ngoài chợ, thủ tục có thể sẽ rườm rà, nếu xảy ra việc ngộ độc thực phẩm hoặc chất lượng sản phẩm không tốt thì Doanh nghiệp có quyền mang đơn khiếu nại, tố cáo đơn vị pháp nhân này => Doanh nghiệp lợi về mặt: Thuế GTGT, Thuế TNDN.

- Bảng kê hàng hóa mua ngoài (Không phải hóa đơn): Tính pháp lý chứng từ không cao (Chỉ đảm bảo nếu có chứng minh thư của người bán), Doanh nghiệp chịu thiệt toàn bộ phần thuế đầu vào vì không phải là hóa đơn, được giảm trừ 20% Thuế TNDN khi quyết toán thuế; Doanh nghiệp tiết giảm thêm được một khoản chi phí thuế => Tăng lợi nhuận, giá cả rẻ hơn, chất lượng vệ sinh an toàn thấp, thủ tục mua bán đơn giản; Nếu xảy ra chất lượng sản phẩm không tốt => Khi khởi kiện hay khiếu nại tỉ lệ thành công thấp.

III. CÁCH HẠCH TOÁN ĐỊNH KHOẢN KẾ TOÁN NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN

* Kế toán dùng TK 632 để theo dõi Hạch toán như sau:

- CP NVL trực tiếp: Là chi phí NVL trang bị cho phòng, buồng ngủ như xà phòng, trà, giấy vệ sinh, bàn chải đánh răng, nước phục vụ theo tiêu chuẩn, kem, dầu gội đầu,… Hạch toán vào TK 621 (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) hoặc TK 154 (Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC).

- CP nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp phải trả và các khoản trích theo lương của nhân viên phục vụ phòng, buồng: Hạch toán vào TK 622 (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) hoặc TK 154 (Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)

- CP SX chung: Bao gồm lương của người quản lý trực tiếp, lương của nhân viên phục vụ như lễ tân, CP công cụ, khấu hao TSCĐ và các CP khác bằng tiền.

- Hạch toán vào TK 627 (Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC) hoặc TK 154 (Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC).

-Với hạch toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BCT thì cuối tháng thêm bút toán kết chuyền:

Nợ TK 154/Có TK621, 622, 627.

- Cả Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC) đều kết chuyển vào giá vốn:

Nợ TK 632/Có TK 154.

- Về nước uống ngoài tiêu chuẩn, thông thường thì các Khách Sạn sẽ Setup cho mỗi phòng (Trong Mini Bar) là 1 chai nước/khách/ngày, cái này gọi là nước uống trong tiêu chuẩn (Đã tính trong giá cho thuê phòng).
Nếu nước uống ngoài tiêu chuẩn (Khách dùng thêm) có thu thêm tiền thì phần thu này hạch toán:

Nợ TK 1111/Có TK5111, 33311

Và Nợ 632/Có TK 156, 152 của giá gốc nước thu thêm.

- Kế toán không theo dõi các chi phí giá vốn trực tiếp bằng TK 632, mà tất cả các chi phí phát sinh đều phản ánh vào 2 Tài khoản chi phí bán hàng (TK 641 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; TK 6421 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC) và Tài khoản chi phí quản lý Doanh nghiệp (TK 642 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; TK 6422 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC).

Tư vấn kiến thức kế toán

Học kế toán

Hướng dẫn học kế toán