Cách xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách

Nhưng với việc hàng tồn kho trên sổ sách bị âm còn khiến kế toán phải suy ngẫm và tìm cách giải quyết bài toán khó này.

Vậy nguyên nhân nào dẫn đến hàng tồn kho trên sổ sách bị âm, hậu quả như thế nào và cách xử lý ra sao thì ở bài này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu và đưa ra cách giải quyết.

1. Nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho bị âm trên sổ sách kế toán

- Nhập nhầm số liệu từ hóa đơn lên trên sổ sách kế toán: Nhầm số lượng hàng hóa hoặc nhầm mã hàng hóa, nhập trùng hóa đơn.

- Bỏ sót hóa đơn đầu vào.

- Nhập mua hàng hóa đầu vào nhưng không lấy hóa đơn

- Đơn vị có hai hệ thống sổ sách và kế toán thuế xuất hóa đơn theo số lượng thực tế nhưng lại không cân đối hóa đơn đầu vào.

2. Hậu quả của việc hàng hóa trên sổ sách kế toán thuế bị âm

- Trong trường hợp hàng hóa trên sổ sách kế toán thuế bị âm tức là số lượng hàng hóa đầu ra nhiều hơn số lượng hàng hóa đầu vào. Như vậy cũng đồng nghĩa với việc không có hóa đơn đầu vào mà vẫn xuất hóa đơn đầu ra .

- Xuất hóa đơn khống, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Căn cứ theo Thông tư 10/2014/TT-BTC thì mức phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là từ 20.000.000 đồng  đến 50.000.000 đồng trừ hành vi vi phạm được quy định tại Khoản 2 Điều 10 của Thông tư này.

3. Cách xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách kế toán

Căn cứ vào những nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho trên sổ sách kế toán bị âm mà người làm kế toán có những cách xử lý làm sao cho hợp lý.

3.1. Cách 1:

* Kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đầu vào xem có bị bỏ sót hóa đơn nào không, khi nhập vào sổ sách có bị nhầm về số lượng cũng như mã hàng không. Sau đó bổ sung điều chỉnh lạị cho đúng.

* Trong trường hợp kế toán bỏ sót hóa đơn đầu vào, hóa đơn đó ở kỳ kê khai trước đã nộp tờ khai thuế thì kế toán tiền hành làm kê khai bổ sung điều chỉnh. Điều này sẽ làm tăng số thuế GTGT được khấu trừ. Số thuế này sẽ được điều chỉnh ở Chỉ tiêu số 38 trên tờ khai thuế GTGT. Hoặc nếu bạn không muốn làm lại tờ khai bổ sung thì bạn có thể kê khai bổ sung hóa đơn đó ở kỳ kê khai hiện tại.

* Làm bút toán hàng về trước hóa đơn về sau. Đối với cách làm này thì hiệu quả và được nhiều kế toán sử dụng. Tuy nhiên với cách làm này thủ tục về chứng từ khá phức tạp. Bạn cần chuẩn bị những chứng từ sau:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa của hai bên. Trong hợp đồng ghi rõ thời gian giao hàng, thời điểm giao nhận hóa đơn. Có thể thời gian xuất hóa đơn là thời điểm cuối tháng hoặc khi thanh toán tiền thì giao hàng.

- Phiếu xuất kho (Bên bán) + Phiếu nhập kho (Bên mua); Thời điểm của Phiếu xuất kho phải là ngày trước hoặc trùng với ngày xuất hóa đơn.

+ Đối với cách làm này thì Bên bán sẽ bị xử phạt hành chính về hành vi xuất sai thời điểm hóa đơn . Mức phạt được căn cứ cụ thể tại Khoản 3 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC. Đồng thời đối với Bên mua khi mua hàng không yêu cầu người mua xuất hóa đơn đúng thời điểm sau đó  bên mua lại xuất hóa đơn lô hàng hóa này thì bên bán cũng bị phạt hành chính về xuất sai thời điểm hóa đơn.

- Khi hóa đơn đầu vào cũng như chi phí vẫn được khấu trừ và tính vào chi phí giá vốn.  Các bạn có thể tham khảo tại Công văn số 1604/CT-TTHT của Cục Thuế tỉnh Long An trả lời về việc kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào trường hợp hóa đơn bán hàng xuất trước ngày nhận hóa đơn mua hàng đối với Công ty TNHH OHTA Việt Nam ngày 22/09/2015.

- Hạch toán kế toán:

Khi nhận phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 156/Có TK 111, 112, 331

Khi nhận được hóa đơn:

Nợ TK 1331/Có TK 111, 112, 331

Trường hợp này tính giá vốn xuất bán bình thường.

3.2. Cách 2: Mua hóa đơn

Các bạn có thể mua hóa đơn của các tổ chức, cá nhân. Ngày ghi trên hóa đơn phải trước ngày xuất hóa đơn GTGT. Và số lượng hàng hóa cũng như tên mặt hàng phải trùng với số lượng hàng hóa tên hàng hóa ở trên hóa đơn GTGT đã xuất ra.

3.3. Cách 3: Điều chỉnh lại số lượng nhập hàng trên một hóa đơn đầu vào ghi tăng số lượng nhập so với hóa đơn. Tức là đưa về trường hợp hàng thừa so với hóa đơn.

Hạch toán:

+ Khi nhập hàng hóa thừa:

Nợ TK 156/ Có TK 3388

+ Yêu cầu bên bán xuất hóa đơn bổ sung số lượng hàng hóa này và hạch toán như một nghiệp mua hàng bình thường:

Nợ TK 3388, 1331/Có TK 111, 112, 331

+ Nếu không thể nhờ Bên bán xuất thêm hóa đơn thì ghi nhận là hàng thừa không tìm ra nguyên nhân và ghi tăng doanh thu khác:

Nợ TK 3388/Có TK 711

4. Biện pháp khắc phục

- Khi nhập hóa đơn đầu vào luôn kiểm tra lại.

- Luôn luôn theo dõi sát hàng hóa nhập vào và hàng hóa xuất ra trên hóa đơn. Để từ đó cân đối được hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra.

Tư vấn kiến thức kế toán

Học kế toán

Hướng dẫn học kế toán