HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử:

Trường hợp Khách hàng không lấy hóa đơn là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ chứng từ chứng minh việc cung cấp dịch vụ giữa Doanh nghiệp và Khách hàng như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định. Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng.

2. Về tiêu thức chữ ký và dấu của người bán trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy:

- Trường hợp Doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi  hóa đơn điện tử sang giấy để giao cho Khách hàng trong trường hợp Khách hàng có nhu cầu chuyển đổi sang giấy và chỉ được chuyển đổi 01 lần.

- Trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy không nhất thiết phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

- Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

+ Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn gốc.

+ Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

+ Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn giấy.

* Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi:

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

+ Dòng chữ phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - Hóa đơn nguồn (Ghi rõ hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử).

+ Họ và tên chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.

+ Thời gian thực hiện chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu về tính vẹn toàn của thông tin trên hóa đơn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

(Căn cứ vào Khoản 2,3,4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC).

3. Về việc hóa đơn điện tử chuyển sang giấy có số dòng nhiều hơn 01 trang:

Để phù hợp với đặc thù hóa đơn điện tử, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì Doanh nghiệp thực hiện tương tự  trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

Doanh nghiệp thực hiện hóa đơn nhiều hơn một trang trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị:

+ Cùng số hóa đơn của trang đầu (Do hệ thống máy tính tự cập nhật).

+ Cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu.

+ Cùng mẫu, ký hiệu hóa đơn như trang đầu, kèm theo ghi chú bằng tiếng việt không dấu “Tiep theo trang truoc - Trang X/Y” (Trong đó X là số thứ tự trang, Y là tổng số trang của hóa đơn).

(Căn cứ vào Khoản 1, Khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/ TT-BTC).

4. Về chữ ký điện tử trên văn bản thỏa thuận trường hợp phát hiện sai sót:

Đối với trường hợp phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập thì Doanh nghiệp lập văn bản xác nhận sai sót bằng giấy và có chữ ký của người mua, người bán.

Tư vấn kiến thức kế toán

Học kế toán

Hướng dẫn học kế toán