Cách hạch toán TK 111 - Tiền Mặt theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

1. Nguyên tắc kế toán:

1.1. Tài khoản 111 dùng để phản ánh thu, chi, tồn quỹ tại Doanh  nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Chi phản ánh vào TK 111 - Tiền mặt, sổ tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiềm tệ thực tế nhập, xuất, tồn  quỹ. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của Doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 -  Tiền mặt mà ghi vào bên Nợ TK 113 - Tiền đang chuyền.

1.2. Các khoản tiền mặt do Doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại Doanh nghiệp được quản lý hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của Doanh  nghiệp.

1.3. Khi tiến hành nhập, xuất quỹ  tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán . Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập, xuất quỹ đính kèm.

1.4. Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách  nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ mọi thời điểm.

1.5. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý, nhập  xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế , đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.

1.6. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ , kế toán phải quy định đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

- Bên nợ TK 1112 Áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122;

- Bên có TK 1112 Áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.

Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan.

1.7. Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ  giá trị , không  bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hóa để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng  tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

1.8. Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật , Doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:

- Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ và tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi Doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch (do Doanh nghiệp lựa chọn) tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.

- Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời điềm lập Báo cáo tài chính . Gía mua trên thị trường trong nước tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước. Trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 - Tiền mặt:

Bên nợ:

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;

- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam);

- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo.

Bên có:

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ;

- Chênh lêch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (Trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam);

- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo;

Số dư bên nợ:

Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.

Tài khoản 111 - Tiền mặt có 3 tài khoản cấp 2:

+ Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt;

+ Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam;

+ Tài khoản 1113 - Vàng tiện tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ tại quỹ doanh nghiệp.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

3.1. Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung câp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:

a. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu , thuế bảo vệ môi trường , kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế (gián thu) phải nộp này được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi

Nợ TK 111 - Tiền mặt ( tổng giá thanh toán)

      Có TK 511 - Doanh thu bán hàng  và cung cấp dịch vụ

      Có TK 333 (Chi tiết TK) Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

b. Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi  nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định Kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu; ghi:

Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

      Có TK 333 (chi tiết TK) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

3.2. Khi nhận được tiền của Ngân sách Nhà nước thanh toán về khoản trợ cấp, trợ giá bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

      Có tk 333 - (Chi tiết TK) Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

3.3. Khi phát sinh các khoản phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt (tổng giá thanh toán)

      Có TK 515 -  Doanh thu hoạt động tài chính

      Có TK 711 - Thu nhập khác

      Có 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp

3.4. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt , vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt (tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế), ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt(1111,1112)

      Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng (1121,1122)

      Có TK 341 - Vay và nợ thuê tài chính (3411)

3.5. Thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt; Nhận ký quỹ, ký cược của Doanh  nghiệp khác bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111,1112)

      Có TK 128, 131, 136, 138, 141, 344, 344

3.6. Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn , dài hạn thu bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận chênh lệch giữa số tiền  thu được và giá vốn khoản đầu tư (được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền) vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111,1112)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính

      Có TK 121 - Chứng khoán kinh doanh ( giá vốn)

      Có TK 221, 222, 228 (giá vốn)

      Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính

3.7. Khi nhận được vốn góp của chủ sở hữu bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

      Có  TK411 - Vốn đầu tư chủ sở hữu

3.8. Khi nhận tiền của các bên trong hợp đồng, hợp tác kinh tế kinh doanh không thành lập pháp nhân để trang trải cho các  hoạt động chung, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

      Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác.

3.9. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng, ký quỹ,ký cược, ghi:

Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 244 - Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược

      Có TK 111 - Tiền mặt

3.10. Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán, cho vay hoặc đầu tư vào Công ty con, đầu tư vào Công ty Liên doanh, Liên kết …, ghi:

Nợ TK 121, 128, 221, 222, 228

      Có TK 111

3.11. Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kê khai thường xuyên), mua TSCĐ  chi cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB):

- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ; kế toán phản ánh giá mua không bao gồm thuế GTGT, ghi:

Nợ TK: 151,152,153,156,157,211,213,241

Nợ TK 133

      Có TK 111

-  Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT

3.12. Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản vay, nợ phải trả, ghi:

Nợ các TK 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341

      Có TK 111 - Tiền mặt.

3.13. Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác, ghi:

Nợ các TK 635, 811,…

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

      Có TK 111 - Tiền mặt.

3.14. Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381)

      Có TK 111 - Tiền mặt.

3.15. Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

      Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381).

3.16. Kế toán hợp đồng mua bán lại trái phiếu Chính phủ: Thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn TK 171 - Giao dịch mua, bán lại trái phiếu Chính phủ

3.17. Các giao dịch liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt

a. Khi mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt là ngoại tệ:      

- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641, 642 (theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

      Có TK 111 (1112) (theo tỷ giá ghi sổ kế toán).   

- Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641, 642, 133 (theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

      Có TK 111 (1112) (theo tỷ giá ghi sổ kế toán)

      Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái)

b. Khi thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ:

- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ các TK  331, 335, 336, 338, 341,… (tỷ giá ghi sổ kế toán)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

      Có TK 111 (1112) (tỷ giá ghi sổ kế toán).

- Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ các TK 331, 336, 341,… (tỷ giá ghi sổ kế toán)

      Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái)

      Có TK 111 (1112) (tỷ giá ghi sổ kế toán).

 - Trường hợp trả trước tiền bằng ngoại tệ cho người bán, bên Nợ tài khoản phải trả áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả trước, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (tỷ giá thực tế thời điểm trả trước)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

      Có TK 111 (1112) (tỷ giá ghi sổ kế toán).

      Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái).

c. Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ là tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111 (1112) (tỷ giá giao dịch thực tế)

      Có các TK 511, 515, 711,... (tỷ giá giao dịch thực tế).

d. Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ, ghi:

- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 111 (1112) (tỷ giá hối đoái giao dich thực tế tại ngày giao dịch)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

      Có các TK 131, 136, 138,... (tỷ giá ghi sổ kế toán).

- Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 111 (1112) (tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

      Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái)

      Có các TK 131, 136, 138,… (tỷ giá ghi sổ kế toán).     

- Trường hợp nhận trước tiền của người mua, bên Có tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước, ghi:

Nợ TK 111 (1112) (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước)

      Có TK 131  (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước).      

3.18. Kế toán sử dụng tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế (là tỷ giá mua của ngân hàng) để đánh giá lại các khoản ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, ghi:    

- Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, kế toán ghi nhận lãi tỷ giá:

Nợ TK 111 (1112)

      Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).        

- Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, kế toán ghi nhận lỗ tỷ giá:

Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

      Có TK 111 (1112).

- Sau khi bù trừ lãi, lỗ tỷ giá phát sinh do đánh giá lại, kế toán kết chuyển phần chênh lệch lãi, lỗ tỷ giá vào doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi lớn hơn lỗ) hoặc chi phí tài chính (nếu lãi nhỏ hơn lỗ).

3.19. Kế toán đánh giá lại vàng tiền tệ

- Trường hợp giá đánh giá lại vàng tiền tệ phát sinh lãi, kế toán ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính, ghi:

Nợ TK 1113 - Vàng tiền tệ (theo giá mua trong nước)

      Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính.

- Trường hợp giá đánh giá lại vàng tiền tệ phát sinh lỗ, kế toán ghi nhận chi phí tài chính, ghi:

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính

      Có TK 1113 - Vàng tiền tệ (theo giá mua trong nước).

Tư vấn kiến thức kế toán