Hóa đơn tài chính tại Doanh nghiệp (Hóa đơn GTGT và Hóa đơn bán hàng) => Sử dụng Hóa đơn tài chính đó như thế nào cho đúng? Để thực hiện đúng, Kế toán Đức Hà cùng các bạn tìm hiểu các tình huống dưới đây:

I. Cần tìm hiểu các Văn bản pháp luật về hóa đơn, chứng từ kế toán để xử lý các tình huống quan trọng về xử lý hóa đơn:

- Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn quy định về quản lý hóa đơn.

- Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 về khởi tạo hóa đơn điện tử.

- Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 sửa đổi bổ sung một số điều của Thông tư về thuế trong đó có Thông tư 39/2014/TT-BTC.

- Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 sửa đổi bổ sung một số điều của Thông tư về thuế trong đó có Thông tư 39/2014/TT-BTC.

- Văn bản hợp nhất số 17/VBHN-BTC ngày 17/06/2015 của 3 Thông tư: Thông tư 39/2014/TT-BTC;Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC.

- Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

II. Để xử lý các tình huống quan trọng về xử lý hóa đơn các bạn cần:

- Phân biệt các loại hóa đơn (Hóa đơn bán lẻ, hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng cũng như hóa đơn đặc thù như thế nào?).

- Khi nào thì viết hóa đơn tài chính cho khách hàng?

- Cách lập một số chỉ tiêu trên hóa đơn như thế nào?

- Khi viết hóa đơn mà danh mục mặt hàng nhiều hơn số dòng trên tờ hóa đơn thì sẽ xử lý như thế nào?

- Khi viết hóa đơn sẽ xảy ra trường hợp là hóa đơn viết sai những chỉ tiêu trên hóa đơn mà không ảnh hưởng đến số tiền thì sẽ xử lý như thế nào?

- Khi viết hóa đơn sẽ xảy ra trường hợp là hóa đơn viết sai những chỉ tiêu trên hóa đơn mà ảnh hưởng đến số tiền thì sẽ xử lý như thế nào?

- Trường hợp khách hàng trả lại hàng thì sẽ xử lý như thế nào?

- Mua hàng hóa dưới 200.000 cho mỗi lần mua sẽ xử lý như thế nào? Và còn nhiều trường hợp khác…

=> Kế toán Đức Hà chia sẻ những trường hợp quan trọng phải xử lý hóa đơn bằng những tình huống sau:

A. Câu hỏi: Phân biệt các loại hóa đơn (Hóa đơn bán lẻ; Hóa đơn GTGT và Hóa đơn bán hàng cũng như hóa đơn đặc thù như thế nào)?

Trả lời: Có các loại hóa đơn mà khi các bạn đi mua hàng hóa hoặc dịch vụ của nhà cung cấp và được nhà cung cấp xuất hóa đơn, nhưng không biết rõ hóa đơn nào thuế chấp nhận và hóa đơn nào thuế không chấp nhận.

1. Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn có dòng thuế GTGT trên tờ hóa đơn):

Là loại hóa đơn mà khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ của Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ xuất hóa đơn này. Và đây là loại Hóa đơn tài chính Cơ quan thuế quản lý => Phải báo cáo cho Cơ quan thuế định kỳ hàng tháng/quý nên đây là loại Hóa đơn tài chính mà thuế chấp thuận được khấu trừ VAT đầu vào (Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) và được chấp nhận là Chi phí được trừ khi Quyết toán thuế TNDN.

2. Hóa đơn bán hàng (Hay còn gọi là hóa đơn trực tiếp); Trên hóa đơn không có dòng thuế GTGT:

- Khi mua hàng hóa dịch vụ của những Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì những Doanh nghiệp này sẽ xuất hóa đơn trực tiếp.

- Hoặc khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ của các hộ và cá nhân kinh doanh.

- Đây là loại hóa đơn thuế quản lý => Phải báo cáo cho cơ quan thuế biết định kỳ hàng quý nên đây là loại Hóa đơn tài chính mà thuế chấp thuận là Chi phí được trừ khi Quyết toán thuế TNDN.

3. Hóa đơn khác gồm: Tem; Vé; Thẻ; Phiếu thu tiền bảo hiểm,…

Khi mua hàng hóa và dịch vụ của những Doanh nghiệp vận tải hành khách thì sẽ nhận được những hóa đơn như sau:

- Đây là loại hóa đơn đặc thù của những Doanh nghiệp chuyên kinh doanh vận tải hành khách.

- Và đây là loại hóa đơn mà Cơ quan thuế quản lý và Doanh nghiệp cũng phải định kỳ báo cáo cho cơ quan thuế => Nên đây là loại hóa đơn mà thuế chấp thuận là Chi phí được trừ khi Quyết toán thuế TNDN.

- Và cũng được khấu trừ VAT đầu vào (Nếu Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ); Nhưng do giá trị nhỏ thường khi đi làm, kế toán hạch toán cả phần thuế GTGT vào chi phí.

4. Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; Chứng từ thu cước phí vận tải Quốc tế; Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… => Hình thức và nội dung được lập theo Thông lệ Quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan

- Khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ của vận chuyển hàng không (Ví dụ như mua vé máy bay), hoặc phí dịch vụ ngân hàng thì sẽ được những hóa đơn đặc thù mà không có tên là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.

- Nhưng đây cũng chính là Hóa đơn tài chính và thuế quản lý => Định kỳ phải báo cáo cho cơ quan thuế nên sẽ được chấp thuận là Chi phí được trừ khi Quyết toán thuế TNDN; Và chấp thuận được khấu trừ VAT đầu vào (Nếu Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).

5. Hóa đơn lẻ

Hóa đơn lẻ là loại hóa đơn mà Cơ quan thuế không quản lý hóa đơn này và Các Doanh nghiệp cũng không phải Báo cáo hóa đơn này cho Cơ quan thuế. Do thuế không quản lý hóa đơn này nên hóa đơn này sẽ không được thuế chấp thuận là Chi phí được trừ khi Quyết toán thuế TNDN => Do đó: Khi mua hàng hóa và dịch vụ của các Doanh nghiệp thì các bạn lưu ý là hỏi họ có xuất được Hóa đơn tài chính không (Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng không)? => Thì mới mua hàng hóa và dịch vụ. Và doanh nghiệp nào khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ mà sử dụng hóa đơn bán lẻ này để gửi cho khách hàng là Doanh nghiệp này đang có hành vi TRỐN THUẾ, GIAN LẬN THUẾ.

B. Câu hỏi: Khi nào thì chúng ta bắt đầu viết hóa đơn cho khách hàng?

Trả lời:

1. Theo như Điểm 1 và Điểm 4 Điều 9 của VBHN số 17/VBHN-BTC ngày 17/06/2015:

Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ; Trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn; Hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

C. Câu hỏi: Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn như thế nào?

Trả lời: Theo Điểm 2 Điều 16 củaVBHN số 17/VBHN-BTC như sau:

1. Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

- Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (Tức là bán những gì mà cầm nắm được; Ví dụ như TK155; TK 152; TK 1561; TK 211) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

- Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

- Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

- Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài Chính.

2. Tiêu thức “Tên, địa chỉ, Mã số thuế của Bên bán”, “Tên; Địa chỉ; Mã số thuế của Bên mua”

- Người bán phải ghi đúng tiêu thức “Mã số thuế” của Bên mua và Bên bán.

- Tiêu thức “Tên; Địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng Bên mua, Bên bán.

- Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “Khu công nghiệp” thành “KCN”, “Sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”,… Nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố; Xác định được chính xác tên, địa chỉ Doanh nghiệp và phù hợp với Đăng ký kinh doanh, Đăng ký thuế của Doanh nghiệp.

3. Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”:

- Ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; Gạch chéo phần bỏ trống (Nếu có).

- Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

- Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô; Địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ,…

4. Tiêu thức “Bên bán hàng (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”: Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức Bên bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

5. Tiêu thức “Bên mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)”:

- Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “Bên mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)”; Bên bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

- Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của Bên mua nước ngoài.  

6. Đồng tiền ghi trên hóa đơn

- Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.

- Trường hợp Bên bán được bán hàng thu ngoại tệ (Tức là bán hàng ra khỏi Việt Nam và bán hàng vào Khu chế xuất) theo quy định của pháp luật; Tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 18.000 USD - Mười tám nghìn đô la Mỹ.

- Bên bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày xuất hóa đơn; Chính là tỷ giá của ngân hàng thương mại mà khách hàng chuyển tiền về (Ghi theo tỷ giá mua).

- Trường hợp phát sinh doanh thu, chi phí, giá tính thuế bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp như sau: Tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán doanh thu là tỷ giá mua vào của Ngân hàng thương mại nơi người nộp thuế mở tài khoản.

E. Câu hỏi: Khi viết hóa đơn mà mặt hàng nhiều hơn số dòng trên hóa đơn Giấy thì phải làm thế nào?

Trả lời: Lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn.

- Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, Bên bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

* Cách 1: Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “Tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “Tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin Bên bán, thông tin Bên mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký và dấu Bên bán (Nếu có), chữ ký Bên mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (Nếu có).

* Cách 2: Bên bán hàng được sử dụng Bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn

- Nội dung ghi trên hóa đơn

+ Hóa đơn phải ghi rõ “Kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”. Mục “Tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

+ Các tiêu thức khác ghi trên hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC (Như đã trình bày bên trên gồm Tên đơn vị bán, MST, Địa chỉ, Tên đơn vị mua, MST, Địa chỉ,…).

- Nội dung trên Bảng kê

Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:

+ Tên Bên bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế.

+ Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp Bên bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có Tiêu thức “Thuế suất giá trị gia tăng”, “Tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (Chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

- Bảng kê phải ghi rõ “Kèm theo hóa đơn số… ngày… tháng… năm...” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

- Trường hợp Bảng kê có hơn một (01) trang thì các Bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên Bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của Bên bán hàng, chữ ký của Bên mua hàng như trên hóa đơn.

- Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

- Bên bán hàng và Bên mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ Bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.

F. Câu hỏi: Trường hợp 2 Bên viết hóa đơn bị sai các Chỉ tiêu mà không ảnh hưởng đến số tiền (Ví dụ: Sai Mã số thuế; Sai tên Doanh nghiệp; Sai Địa chỉ; Sai Đơn vị tính; Sai về số tiền viết bằng chữ;…) thì theo như Văn bản hợp nhất số 17/VBHN-BTC; Thông tư 26/2015/TT-BTC cũng như Thông tư 39/2014/TT-BTC xử lý như thế nào?

Trả lời:

1. Trường hợp 1: Sai tên và địa chỉ của Bên mua nhưng đúng Mã số thuế cho dù 2 Bên đã kê khai thuế hay 2 Bên chưa kê khai thuế thì đều làm giống nhau.

“Căn cứ vào Khoản 7 Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 sửa đổi bổ sung một số điều của Thông tư về thuế trong đó có Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ Bên mua nhưng ghi đúng Mã số thuế Bên mua thì các Bên lập Biên bản và không phải lập Hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”

=> VẬY CHỈ CẦN LẬP BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH (KHÔNG THU HỒI HÓA ĐƠN VIẾT SAI), kèm Biên bản này với Tờ hóa đơn sai đó là được.

2. Trường hợp 2: Sai mã số thuế của Bên mua hoặc Bên bán Hoặc sai đơn vị tính; Hoặc sai số tiền viết bằng chữ; Hoặc sai ngày tháng năm;… Nói chung là sai mà không ảnh hưởng đến số tiền thì sẽ xử lý như thế nào?

- Nếu 2 Bên chưa kê khai thuế: Căn cứ Điểm 2 Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC:

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho Bên mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hoá đơn đã lập và giao cho Bên mua; Bên bán và Bên mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, Bên bán và Bên mua lập Biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

=> Kết luận: Lập Biên bản thu hồi hóa đơn và viết hóa đơn mới nếu 2 Bên chưa kê khai thuế (Thu hồi HÓA ĐƠN VIẾT SAI). Còn nếu lập mà chưa giao thì đơn giản là hủy và viết lại mà không cần lập Biên bản thu hồi hóa đơn.

- Nếu 2 Bên đã kê khai thuế: Căn cứ Điểm 2 Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC:

Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho Bên mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Bên bán và Bên mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì Bên bán và Bên mua phải lập Biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (Tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,... tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, Bên bán và Bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

=> Kết luận: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và viết 1 hóa đơn điều chỉnh (Không thu hồi HÓA ĐƠN VIẾT SAI).

Tư vấn kiến thức kế toán

Hướng dẫn In Phiếu Thu, Phiếu Chi tự động

Học thực hành kế toán Tổng Hợp Từ A-Z Các Loại Hình DN