Thế nào là hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lý và hợp lệ?

- Bán hàng trực tiếp cho khách hàng thì không được đóng dấu bán hàng qua điện thoại lên hóa đơn;

- Hóa đơn mua vào lập sau thời điểm thông báo bên bán bỏ trốn không được chấp nhận;

Hóa đơn GTGT như thế nào là hợp pháp? Thế nào là hóa đơn hợp lý, hợp lệ? Kế toán Đức Hà chia sẻ những cách nhận biết hóa đơn hợp pháp, hợp lý, hợp lệ như sau:

Thế nào là hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lý và hợp lệ?

1. Hóa đơn hợp pháp: Tính hợp pháp có thể hiểu đơn giản đó là hóa đơn, chứng từ tuân thủ theo các quy định của pháp luật.

Căn cứ vào điều 22 Thông tư 39/2014/TT-BTC về Sử dụng hoá đơn bất hợp pháp quy định:

"Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.

Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.

Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; Hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế)."

=> Hóa đơn  hợp pháp:

- Hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn và còn giá trị sử dụng (Nếu là hoá đơn GTGT Doanh nghiệp đặt in);

- Hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các DN (Nếu là hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng mà doanh nghiệp thuộc diện phải đi mua hóa đơn của cơ quan thuế)

- Hóa đơn do Doanh nghiệp tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng;

- Hay các loại hóa đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng.

Các hoá đơn không hợp pháp là các hóa đơn giả, hóa đơn tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành, …

Tuy nhiêu, nhiều kế toán các Doanh nghiệp chưa lường hết được các tình huống cụ thể để phòng tránh hóa đơn bất hợp pháp. Đôi khi Doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ có thật, hóa đơn tài chính đầy đủ, thanh toán minh bạch (thanh toán qua ngân hàng) nhưng vẫn có thể gặp phải một trong các tình huống rủi ro về hóa đơn như sau (các tình huống này xảy ra tương đối nhiều trong các năm gần đây):

- Doanh nghiệp mua hàng hóa nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp đó. Ví dụ: Doanh nghiệp A ký hợp đồng với Doanh nghiệp B về việc cung cấp dịch vụ ăn uống. Tuy nhiên Doanh nghiệp A không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này và không có đủ điều kiện cung cấp dịch vụ này. Do vậy hóa đơn của bên A là bất hợp pháp, và đương nhiên hóa đơn đầu vào cho bên B cũng là bất hợp pháp.

- Doanh nghiệp bạn có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ của các Doanh nghiệp đang nằm trong danh sách Doanh nghiệp tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn của cơ quan thuế. Việc này các bạn có thể tra cứu tại website:  gdt.gov.vn

- Doanh nghiệp chưa làm thông báo phát hành hóa đơn mà đã sử dụng hóa đơn nếu hóa đơn đó chưa thông báo phát hành thì  hóa đơn đó là bất hợp pháp.

* Lưu ý:

-  Theo quy định, doanh nghiệp đang trong thời gian đăng ký tạm ngừng hoạt động kinh doanh thì không được sử dụng hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ. Do vậy nếu Doanh nghiệp bạn có phát sinh hoạt động giao dịch với các Doanh nghiệp này thì các hóa đơn đầu vào sẽ là bất hợp pháp;

-  Về Doanh nghiệp đang bỏ trốn mà cơ quan thuế đang theo dõi. Nghĩa trực diện mà chúng ta hay hiểu là các Doanh nghiệp không còn trên thương trường, mất tích, không còn liên lạc được, cơ quan thuế không có được thông tin kiểm soát. Nhưng còn một trường hợp nữa bị xếp vào Doanh nghiệp đang bỏ trốn đó là: Doanh nghiệp tự ý ngừng báo cáo với cơ quan thuế nhưng không có công văn xin tạm dừng hoạt động hoặc Doanh nghiệp có làm công văn xin tạm dừng hoạt động kinh doanh, tuy nhiên hết thời gian quy định về tạm ngừng hoạt động kinh doanh mà Doanh nghiệp vẫn không thực hiện tiếp các bước tiếp theo (hoặc là mở hoạt động kinh doanh trở lại hoặc phải làm thủ tục giải thể doanh nghiệp). Do vậy giao dịch trong trường hợp này cũng sẽ nảy sinh hóa đơn đầu vào là bất hợp pháp.

2. Hóa đơn hợp lý

Hợp lý ở đây là nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền; tên; địa chỉ; mã số thuế,… thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được.

 =>Doanh nghiệp kinh doanh hoạt động mảng lĩnh vực nào thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó.

Ví dụ 1:  Doanh nghiệp bạn không phải đơn vị kinh doanh vận tải, Đoanh nghiệp bạn cũng không có các phương tiện đi lại (ô tô, xe máy) thuộc sở hữu của Doanh nghiệp, nhưng lại có các hóa đơn đầu vào về xăng dầu. Có thể là do Giám đốc doanh nghiệp đi xe thuộc sở hữu cá nhân có các hóa đơn đầu vào đổ nhiên liệu. Hóa đơn là hợp pháp nhưng lại không hợp lý vì xe không thuộc sở hữu Doanh nghiệp thì các nhiên liệu tiêu hao cho xe cũng không thể là chi phí hợp lý. Do đó các hóa đơn này là bất hợp lý.

Ví dụ 2: Trường hợp, một cá nhân đi công tác ở địa phương, trên giấy đi đường thể hiện ngày đi ngày về rõ ràng (03 ngày công tác: ngày đi 15 ngày về 17), vậy mà hóa đơn thuê phòng lưu trú lại ghi số ngày lưu trú là 5 ngày. Vậy hóa đơn này cũng sẽ là hóa đơn không hợp lý.

3. Hóa đơn hợp lệ

- Mực sử dụng trên hóa đơn phải đúng theo quy định như: mực không phai, không dùng mực bút chì, và mực đỏ.

- Ghi rõ ngày tháng năm phát hành, họ tên, tên Công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người mua và người bán, hình thức thanh toán là gì (tiền mặt hoặc chuyển khoản), tên hàng hóa địch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán; chữ ký người mua, người bán. Có dấu của Công ty bên bán (Quy định này sẽ loại trừ một số trường hợp đặc biệt như Doanh nghiệp bán sử dụng các hóa đơn đặc thù đăng ký riêng với cơ quan thuế không phải sử dụng dấu tròn hoặc có mã vạch trên hóa đơn. Thông thường những hóa đơn này nằm ở các mặt hàng như: điện, nước, cước viễn thông, hóa đơn vé máy bay,…)

- Nếu không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.

- Hóa đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Tư vấn kiến thức kế toán