Thế nào là hủy hóa đơn?

I. Các trường hợp hủy hóa đơn được quy định rõ tại điều 29 của thông tư 39/2014/TT-BTC cụ thể như sau:

"Điều 29. Hủy hóa đơn    

1. Hóa đơn được xác định đã hủy

- Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hóađơn nào hoặc không còn chữ trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.

- Hóa đơn tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo hóađơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hoá đơn.

2. Các trường hợp hủy hóa đơn

a. Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.

b.Tổ chức, hộ, cá nhân có hóađơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

c. Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán. 

d. Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh

a. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.

b. Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóađơn. 

c. Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

d. Hồ sơ hủy hoá đơn gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

- Biên bản hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

4. Hủy hóa đơn của cơ quan thuế

Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.

Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in."

 II. Các mẫu biểu 

                     BẢNG KIỂM KÊ HÓA ĐƠN

                                              (Tại ….. ngày … tháng … năm ….)

1- Loại hóa đơn còn nguyên quyển chưa sử dụng:

2- Loại hóa đơn đang sử dụng dỡ dang.

                                                                                                  Hà Nội, ngày …. tháng … năm …

               NGƯỜI LẬP                                                                HỘI ĐỒNG HỦY HÓA ĐƠN.

                                                         BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN

Hôm nay, vào lúc ....... giờ ........... phút ngày ....... tháng ... năm 20...., tại VP Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại …………….., chúng tôi Hội đồng hủy hóa đơn gồm có: 

1. Bà …………………………                     Chức vụ Giám đốc_Chủ tịch Hội đồng.

2. Bà …………………………                     Chức vụ Phó Giám đốc_Thành viên Hội đồng.

3. Ông ………………………                      Chức vụ Kế toán trưởng_Thành viên Hội đồng.

Chúng tôi cùng tiến hành lập biên bản và hủy số hóa đơn chưa sử dụng đến hết ngày …………., theo qui định tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, như sau:

Loại hóa đơn đang sử dụng dỡ dang.

* Các liên (số) hóa đơn chưa sử dụng còn trong quyển) này, Hội đồng hủy hóa đơn tiến hành cắt góc và lưu trữ tại Công ty.

Biên bản kết thúc vào lúc ....... ..... giờ cùng ngày, đã đọc lại cho mọi người cùng nghe và nhất trí ký tên.

       HỘI ĐỒNG HỦY HÓA ĐƠN                                                          NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN

                                                                                                 ….., ngày…. Tháng…. năm  ……..

QUYẾT ĐỊNH

V/v : Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

GIÁM ĐỐC CÔNG TY ABC

- Căn cứ Luật Doanh nghiệp được Quốc Hội thông qua ngày 29/11/2005.

-Căn cứ Điều lệ Công Ty TNHH ……………….. đãđược các thành viên thông qua ngày ………

- Căn cứ vào Điều 29_Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/03/2014 về việc “hủy hóa đơn” .

                                                                        QUYẾT ĐỊNH.

Điều 1: Nay thành lập Hội đồng hủy hóa đơn thuộc Công Ty ABC

Điều 2: Thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn gồm những người có tên sau đây:

1. Bà ………………………                    Chức vụ Giám đốc_Chủ tịch Hội đồng.

2. Bà ………………………                     Chức vụ  Phó Giám đốc_Thành viên Hội đồng.

3. Ông ……………………                       Chức vụ Kế tốn trưởng_Thành viên Hội đồng.

Điều 3: Hội đồng hủy hóa đơn có nhiệm vụ, kiểm tra, giám sát và tiến hành hủy số hóa đơn (do Bộ Tài chính phát hành) còn tồn ở Công ty sau ngày …………….

Điều 4: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký, Hội đồng hủy hóa đơn thuộc Công Ty TNHH ………………………….. có trách nhiệm thi hành quyết định này.

Nơi nhận:                                                                            CÔNG TY ABC. …………….

- Như điều 2 (để thực hiện).                                                               Giám đốc.

- Lưu VPCT.                                                                            …………………………….

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

                                        Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

                                                                                           ------------------------------

      THÔNG BÁO KẾT QUẢ HỦY HÓA ĐƠN

Kính gửi: CỤC THUẾ ………………….

Tên tổ chức, cá nhân: ......................................

Mã số thuế: …………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………..

Phương pháp hủy hóa đơn: cắt góc.

Hồi       giờ………ngày…tháng…năm ……., Công ty TNH….. thông báo hủy hóa đơn như sau:

          Người lập biểu                                                NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

       (Ký, ghi rõ họ tên)                                                        (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Đối với các trường hợp Doanh nghiệp viết hóa đã xuất cho Khách hàng, nhưng do viết sai hoặc  một số lỗi 2 bên lập biên bản  hủy và thu  hồi  hóa đơn  và xuất hóa đơn mới cho Khách hàng thì trường hợp này cho vào xóa bỏ chứ không phải hủy.

Tư vấn kiến thức kế toán