Xử lý tình huống hóa đơn viết sai

1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng …, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số …, ký hiệu … Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào; Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

=>Tình huống thứ 3: "Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót".

Với tình huống này sẽ có 2 trường hợp sau xảy ra:

Trường hợp 1: Hóa đơn viết sai số lượng, đơn giá hàng hóa, % thuế suất àSai sót này  làm ảnh hưởng đến doanh thu, tiền thuế.

=> Cách xử lý:

Bước 1: Lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót;

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng …, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số …, ký hiệu …

Trường hợp 2: Hóa đơn viết sai Tên công ty, MST, địa chỉ Công ty àSai sót này không làm ảnh hưởng đến doanh thu, tiền thuế.

=> Cách xử lý: Hiện nay có 2 công văn của Cục thuế Hà Nội và Cục thuế TPHCM hướng dẫn về việc xử lý hóa đơn viết sai Tên công ty, MST, địa chỉ Công ty như sau:

* Hướng dẫn cục thuế Hà Nội:

Trích công văn số 48838/CT-HTr ngày 23/09/2014 hướng dẫn: “Trường hợp Công ty đã lập hóa đơn giao cho người mua nhưng phát hiện trên hóa đơn ghi sai mã số thuế của người mua, nhưng không sai tên và địa chỉ của người mua, sai sót này không làm thay đổi đến số lượng hàng hóa, đơn giá, thuế suất.... thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán và người mua được sử dụng hoá đơn đã lập kèm theo biên bản về sai sót mã số thuế trên hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc điều chỉnh sai sót về mã số thuế của người mua trên hoá đơn.”

Như vậy theo hướng dẫn của Cục thuế thành phố Hà Nội, Doanh nghiệp không phải lập hóa đơn điều chỉnh, mà chỉ phải lập biên bản ghi nhận việc sai sót hóa đơn.

* Hướng dẫn Cục Thuế TPHCM: 

Trích công văn 4099/CT-TTHT ngày 02/06/2014: Trường hợp Công ty lập hóa đơn giao cho khách hàng chỉ ghi sai chỉ tiêu trên hóa đơn như: Tên, địa chỉ, mã số thuế….  Các sai sót này không làm tăng giảm số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT còn được khấu trừ thì Công ty và khách hàng lập biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai, đồng thời Công ty lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn ghi rõ nội dung đã ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh; Hóa đơn điều chỉnh này bên bán kê khai trên bảng kê đầu ra, bên mua kê khai trên bảng kê đầu vào trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK của kỳ lập hóa đơn điều chỉnh (không điều chỉnh về doanh thu và tiền thuế GTGT, các chỉ tiêu này trên các bảng kê ghi bằng không (0)).

Như vậy theo hướng dẫn của Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh, Doanh nghiệp vẫn phải Lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót và xuất hóa đơn điều chỉnh, và sẽ kê khai hóa đơn điều chỉnh này trên bảng kê, và chỉ tiêu doanh thu và tiền thuế ghi bằng không.

Tư vấn kiến thức kế toán