I. Bước 1: Tập hợp chứng từ

1. Chứng từ hóa đơn

Tuân thủ 3 nguyên tắc: Hợp pháp, hợp lý và hợp lệ.

2. Chứng từ ngân hàng

- Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc

- Giấy báo có: Giấy báo có nộp tiền vào tài khoản.

- Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của Doanh nghiệp.

3. Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước

Là số tiền doanh nghiệp phải nộp như:

- Thuế TNDN (Khi phát sinh số thuế phải nộp trong quý, hoặc Quyết toán cuối năm).

- Thuế GTGT (Khi phát sinh số thuế phải nộp).

- Thuế TNCN (Khi phát sinh thuế phải nộp).

- Thuế  GTGT của hàng nhập khẩu.

- Thuế xuất khẩu.

- Thuế tiêu thụ đặc biệt.

- Các loại thuế, phí liên quan.

II. Bước 2: Phản ánh chứng từ

Là định khoản các chứng từ phát sinh: Hóa đơn, Ngân hàng, Bảng kê, Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.

- Lưu ý khi phản ánh với chứng từ hóa đơn đầu vào: Phân biệt các hóa đơn đầu vào nhập kho xuất bán: Được gọi là hóa đơn mua nguyên vật liệu, hàng hóa,… phục vụ cho việc SXKD của Doanh nghiệp.

=> Danh mục => Khai báo tên khách hàng, nhà cung cấp, Mã vật tư hàng hóa, mã kho, mã CCDC, TSCĐ, tài khoản ngân hàng (Chi tiết).

=> Nghiệp vụ => Nhập số dư ban đầu các tài khoản; Số dư TK Kho 156, Khách hàng, Nhà cung cấp

=> Tài sản cố định => Nhập số dư  ban đầu => Cất

=> Công cụ dụng cụ => nhập số dư ban đầu => Cất

- Phiếu hạch toán ngân hàng:

+ Sổ phụ ngân hàng.

+ Sao kê ngân hàng.

Hạch toán Báo có => Ngân hàng => Báo có => Ủy nhiệm thu

Hạch toán Báo nợ => Ngân hàng => Báo nợ => Ủy nhiệm chi

- Khi Thanh toán, nếu:

+ Khi thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ; Nếu tỷ giá trên Sổ kế toán các tài khoản nợ phải trả nhỏ hơn tỷ giá trên Sổ kế toán TK 111, 112, ghi:

Nợ các TK 331... (Tỷ giá ghi Sổ kế toán)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá)

      Có các TK 112 (Theo tỷ giá trên Sổ kế toán hoặc tỷ giá mua $ của ngân hàng)

+ Khi thanh toán nợ phải trả bằng ngoại tệ; Nếu tỷ giá trên sổ kế toán các TK 111, 112 nhỏ hơn tỷ giá trên Sổ kế toán của các TK Nợ phải trả, ghi:

Nợ các TK 331... (Tỷ giá trên Sổ kế toán)

      Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá)

      Có các TK 112 (Theo tỷ giá trên sổ kế toán hoặc tỷ giá mua $ của ngân hàng)

Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của Doanh nghiệp.

- Hạch toán phiếu chi

Các chứng từ liên quan đến chi phí DN (Cước điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng)

=> Quỹ - Phiếu chi => Cất

- Hạch toán phần mua hàng

=> Mua hàng => Chứng từ mua hàng => Chứng từ nhập khẩu hàng hóa => Phân bổ các khoản phí, lệ phí liên quan đến tờ khai hải quan.

- Khi nhập khẩu vật tư, hàng hóa, TSCĐ:

Phản ánh giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ nhập khẩu bao gồm Tổng số tiền phải thanh toán cho người  bán (Theo tỷ giá giao dịch thực tế), Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường phải nộp (Nếu có), ghi:

Nợ TK 152, 153, 156, 211

      Có TK 331 - Phải trả cho người bán

      Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt

      Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu)

      Có TK 33381 - Thuế Bảo vệ môi trường

      Có các TK 111, 112, 331,...

- Thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ

      Có TK 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu

+ Khi nộp tiền thuế vào Ngân sách nhà nước - Căn cứ vào Giấy nộp tiền vào Ngân sách nhà nước, ghi:

Nợ TK 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Nợ TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt

Nợ TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu)

Nợ TK 33381 - Thuế Bảo vệ môi trường

      Có TK 1111/TK 1121

+ Để hàng nhập khẩu về tới Doanh nghiệp; Nếu phát sinh Chi phí mua hàng, hạch toán:

Nợ TK 156/TK 152/TK 153/TK 211

Nợ TK 1331 (Nếu có)

Có TK 1111/TK 1121/TK 331

- Hạch toán phần bán hàng

=> Bán hàng => Chứng từ bán  hàng => Ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu

+ Trường hợp tách ngay được thuế xuất khẩu phải nộp tại thời điểm giao dịch phát sinh => Sẽ phản ánh doanh thu không bao gồm thuế xuất khẩu, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131 (Tổng giá thanh toán)

      Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

      Có TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu (Chi tiết thuế xuâts khẩu).

+ Trường hợp không tách ngay được thuế xuất khẩu phải nộp thì phản ánh doanh thu bao gồm cả thuế xuất khẩu, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131 (Tổng giá thanh toán)

      Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

=> Định kỳ khi xác định số thuế xuất khẩu phải nộp:

Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

      Có TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu (Chi tiết thuế xuất khẩu).

- Ghi nhận giá vốn:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

      Có TK 155, 156,…

- Khi nộp tiền thuế xuất khẩu vào Ngân sách Nhà nước:

 Nợ TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế xuất khẩu)

       Có các TK 111, 112,…

- Thuế xuất khẩu được hoàn hoặc được giảm (Nếu có):

Nợ các TK 111, 112, 3333

      Có TK 711 – Thu nhập khác.

* Xác định tỷ giá ghi nhận doanh thu và hạch toán:

1. Trường hợp 1: Nếu khách hàng trả tiền ngay cùng ngày hoàn thành thủ tục hải quan, ghi:

Nợ các TK 111 (TK 1112), 112(1122),… (Tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch)

      Có các TK 511 (Tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch)

2. Trường hợp 2: Xuất hàng trước, nhận thanh toán sau

* Ghi nhận doanh thu hàng xuất khẩu, ghi:

Nợ TK 131 (Tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch)

      Có các TK 511 (Tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch)

* Khi thu được tiền ngoại tệ:

- Nếu lỗ tỷ giá:

Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122) (Tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)

      Có 131 (Tỷ giá ghi Sổ kế toán)

- Nếu lãi tỷ giá:

Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122) (Tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch)

      Có 131 (Tỷ giá ghi Sổ kế toán)

      Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái)

3. Trường hợp 3: Nhận trước tiền của khách hàng

* Nếu nhận trước toàn bộ số tiền hàng:

- Khi nhận trước tiền hàng, ghi:

Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122) (Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước)

      Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

- Khi xuất hàng ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước, ghi:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tỷ giá thực tế thời điểm nhận trước)

      Có các TK 511

* Nếu nhận trước 1 phần số tiền hàng:

- Khi nhận trước 1 phần tiền hàng:

Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122) (Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước)

      Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

- Khi xuất khẩu hàng cho khách:

+ Đối với phần doanh thu tương ứng với số tiền đã nhận trước của người mua, thì ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước, ghi:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tỷ giá thực tế thời điểm nhận trước)

      Có các TK 511

+ Đối với phần doanh thu chưa thu được tiền, thì ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, ghi:

Nợ TK 131 (Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh)

      Có các TK 511, 711

- Khi khách hàng trả nốt số tiền còn lạ, ghii:

Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122) (Tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)

      Có các TK 131, 136, 138 (Tỷ giá ghi sổ kế toán).

      Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối đoái)

II. Bước 3: Tập hợp chi phí

Là một trong những yếu tố quan trọng trong việc xác định chi phí của Doanh nghiệp.

1. Chi phí tiền lương: căn cứ vào Thông tư 03/2015/TT-BLĐTBXH của Bộ BLĐTBXH

=> Nghiệp vụ => Chứng từ  nghiệp vụ khác => Hạch toán => Cất

Nợ TK 6422

      Có TK 334

2. Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ Thông tư 45/2015/TT-BTC

=> Nghiệp vụ => Tài sản cố định => Tính khấu hao TSCĐ => Cất

Nợ TK 6422

      Có TK 214

3. Chi phí trả trước

=> Nghiệp vụ => Công cụ dụng cụ => Phân bổ CCDC => Cất

4. Chi phí giá vốn: Doanh nghiệp áp dụng tính giá vốn hàng xuất bán theo Phương pháp bình quân cuối kỳ

=> Nghiệp vụ => Kho => Tính giá xuất kho => Cất

IV. Bước 4: Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh

=> Nghiệp vụ => Tổng hợp => Kết chuyển lãi lỗ => Cất

1. Kết chuyển các khoản doanh thu

Kết chuyển doanh thu bán hàng chú ý: Các trường hợp hàng bán trả lại, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán làm khoản doanh thu giảm đi => Các bạn nhớ làm bút toán kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu sau đó mới kết chuyển doanh thu:

- Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu, ghi:

Nợ TK 511

      Có TK 521

- Kết chuyển doanh thu bán hàng hóa:

Nợ TK 511

      Có TK 911

- Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính:

Nợ TK 515

      Có TK 911

- Kết chuyển thu nhập khác:

Nợ TK 711

      Có TK 911

2. Kết chuyển các khoản chi phí

- Kết chuyển chi phí giá vốn:

Nợ TK 911

      Có TK 632

- Kết chuyển chi phí tài chính:

Nợ TK 911

      Có TK 635

- Kết chuyển chi phí bán hàng:

Nợ TK 911

      Có TK 641

- Kết chuyển chi phí quản lý:

Nợ TK 911

      Có TK 642

- Kết chuyển chi phí khác:

Nợ TK 911

      Có TK 811

- Kết chuyển chi phí thuế TNDN:

Nợ TK 911

      Có TK 821

3. Xác định kết quả kinh doanh

- Doanh nghiệp lãi:

Nợ TK 911

      Có TK 4212

- Doanh nghiệp lỗ:

Nợ TK 4212

      Có TK 911

4. Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ (Doanh nghiệp áp dụng Phương pháp khấu trừ)

=> Thuế => Khấu trừ thuế => Cất

* Nguyên tắc trong định khoản kết chuyển thuế luôn làm giảm 2 loại thuế là:

- Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Nợ TK 3331 - Giá trị kết chuyển trong bài là số thuế phát sinh nhỏ

      Có TK 133

- Tính số phát sinh của TK 133

- Tính số phát sinh của TK 3331 - Tìm số dư đầu kỳ TK 133:

- Khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu

* Nguyên tắc tìm giá trị nhỏ kết chuyển theo công thức sau:

Đầu kỳ TK 133 + Phát sinh (PS) trong kỳ TK 133 so sánh với PS trong kỳ TK 3331

- Nếu Đầu kỳ TK 133 + PS trong kỳ TK 133 > PS trong kỳ TK 3331 => Số kết chuyển theo TK 133

- Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 < PS trong kỳ 3331 => Số kết chuyển theo 3331

V. Bước 5: Lên cân đối tài khoản

Kiếm tra các chỉ tiêu: TK 133 Khớp với bảng kê mua  vào  và TK  3331 khớp với bảng kê bán ra

- TK 156 Khớp với dư cuối kỳ Báo cáo nhập xuất tồn TK 156

- TK 211 Trừ (-) TK 214 Khớp với giá trị còn lại Bảng trích khấu hao TCSĐ

- TK 242 Khớp với Số dư cuối kỳ bên Bảng phân bổ CCDC

- TK 112 Khớp với Sổ phụ ngân hàng

- Chú ý Tài khoản loại 1 - 2: Không có Số Dư Bên Có trên Cân đối số phát sinh, ngoại trừ TK 214, TK 131 Dư Bên Có .

- Chú ý Tài khoản loại 3 - 4: Không có Số Dư Bên Nợ, ngoại trừ trường hợp TK 331 Có Số Dư Bên Nợ.

VI. Bước 6: Lên báo cáo tài chính (Dựa vào Bảng cân đối tài khoản)

=> Báo cáo => Báo cáo tài chính => Cất

Tư vấn kiến thức kế toán

Hướng Dẫn Kiểm Tra Bảng Cân Đối Phát Sinh

Học Thực Hành Kế Toán Tổng Hợp từ A-Z Các Loại Hình DN