Hạch toán tài khoản 331 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của Doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.

1. Nguyên tắc kế toán

Tài khoản này dùng để phản ánh tinh hình thanh toán về các khoản nợ phải trả Doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT,các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản  này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu, xây lắp chính, phụ. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay.

 - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này được phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.

- Doanh nghiệp phải chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại ngoại tệ. Đối với các khoản trả bẳng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:

Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho người bán (Bên có TK 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (Tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi Doanh nghiệp có giao dịch thường xuyên) riêng trường hợp ứng trước cho nhà thầu hoặc người bán khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc  chi phí thì bên có tài khoản 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước.

- Khi thanh toán các khoản nợ cho người bán  (Khoản nợ TK 331) bằng ngoại tệ kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh được xác định cho từng đối tượng chủ nợ (Trường hợp chủ nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định trên cơ sở bình quân gia quyền di động các giao dịch của chủ nợ đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc bên bán thì bên nợ TK 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên có giao dịch tại thời điểm ứng trước);

- Doanh  nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp  luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại các khoản trả cho người bán là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch  thực tế) để đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ phát sinh  từ các giao dịch nội bộ tập đoàn.

- Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản 331 số tiền phải trả cho người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người  bán thông thường.

- Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo chính thức của người bán.

- Khi hạch toán các khoản nhận ủy thác thông qua TK 331, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh  trong hóa đơn mua hàng.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331- Phải trả cho người bán

Bên Nợ:

- Số tiền đã trả cho người bán, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, ngươi  nhận thầu xây lắp;

- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;

- Số tiền người bán chấp thuận  giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;

- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp nhận cho Doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;

- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán;

- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (Trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).

Bên có:

- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, và nhận thầu xây lắp;

- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa dịch vụ  đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức;

- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (Trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).

Số  dư bên có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp

Tài khoản 331 có thể có số dư bên nợ . Số dư bên Nợ ( nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã ứng trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán phải lây số dư chi tiết của từng đối tượng phản ảnh ở TK 331 để ghi hai chỉ tiêu bên “Tài Sản” và “Nguồn vốn”.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

3.1. Mua vật tư, hàng hóa chưa thanh toán cho người bán về nhập kho trong trường hợp hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.

a. Trường hợp mua trong nội địa, ghi:

- Nếu Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ghi:

Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213 (giá chưa bao gồm thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

      Có TK 331 - Phải trả người bán (Tổng giá trị thanh toán)

- Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ  bao gồm cả thuế GTGT (Tổng giá thanh toán).

b. Trường hợp nhập khẩu, ghi:

- Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả Thuế tiêu thụ đặc biệt, Thuế xuất khẩu, Thuế bảo vệ môi trường (nếu có), ghi:

Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213

      Có TK 331 - Phải trả người bán

      Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt

      Có TK 333 - Thuế xuất  nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)

      Có TK 33381 - Thuế bảo vệ môi trường

- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

      Có TK 333-  Thuế GTGT phải nộp (33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu)

3.2. Trường hợp đơn vị có  thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao cho bên nhận thầu xây lắp, căn cứ hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hóa đơn khối lượng xây lắp hoàn thành:

- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ghi:

Nợ TK 241 - XDCB dở dang (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

      Có TK 331 - Tổng giá trị thanh toán

Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị đầu tư XDCB bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán)

3.3. Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền  phải ghi trả cho người  bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thấu xây lắp ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả người bán

      Có TK 111, 112, 341

- Trường hợp phải thanh toán cho nhà thầu bằng ngoại tệ kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dich thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch).

- Trường hợp ứng trước tiền cho nhà thầu bằng ngoại tệ , kế toán ghi nhận giá trị đầu tư XDCB tương ứng với số tiền đã ứng trước theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị đầu tư XDCB còn phải thanh toán (sau khi đã trừ đi số ứng trước) được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Tỷ giá  giao dịch thực tế)

Nợ TK 635- Chi phí tài chính (Nếu lỗ tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền)

      Có TK 111, 112 - Tỷ giá ghi sổ kế toán

      Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK Tiền).

3.4. Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì đã không ứng trước được cung cấp hàng hóa, dịch vụ ghi:

Nợ TK 111, 112…

Có TK 331

3.5. Nhận dịch vụ cung cấp (chi vận chuyển hàng hóa, điện nước , điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán

- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Nợ TK 156 - Hàng hóa

Nợ TK 241 - XDCB dở dang

Nợ TK 242 - Chi phí trả trước

Nợ các TK  623, 627, 641, 642, 635, 811

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)

Có TK 331- Phải trả cho người bán ( tổng giá thanh toán)

- Trường hợp thuế GTGT không được khấu trừ thì giá trị dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).

3.6. Chiết khấu thanh toán mua  vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp được hưởng do thanh toán trước thời hạn phải thanh toán được tính trừ và tính trừ vào khoản nợ  phải trả người bán, người cung cấp, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả người bán

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính

3.7. Trường hợp vật tư, hàng hóa mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp thuận giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK  152, 153, 156 …

3.8. Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi và được xử lý ghi tăng thu nhập khác cảu doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả người bán

      Có TK 711 - Thu nhập khác

3.9. Đối với nhà thầu chính, khi xác định giá trị xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ hợp theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, căn cứ vào  hóa đơn, phiếu giá công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành và hợp đồng giao thầu phụ, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Nợ TK133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK331 - Phải trả cho người bán (Tổng số tiền phải trả cho nhà thầu phụ gồm cả thuế GTGT đầu vào)

3.10. Trường hợp Doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng.

- Khi nhận hàng bán đại lý, Doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.

- Khi bán hàng nhận đại lý, ghi:

Nợ TK 111, 112, 131… (Tổng giá thanh toán)

Có 331 - Phải trả người bán (Giá bán giao bán đại lý + thuế)

Đồng thời Doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã bán được ghi trong phần thuyết minh Báo Cáo Tài Chính.

- Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng và bán hàng đại lý, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng

Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có)

- Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:

Nợ TK331 - Phải trả cho người bán (Giá bán trừ (-) hoa hồng đại lý)

Có TK 111,112 …

3.11. Kế toán phải trả cho người bán tại đơn vị giao ủy thác nhập khẩu

- Khi trả trước một khoản tiền ủy thác mua hàng theo hợp đồng ủy thác nhập khẩu cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu mở LC,… căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả người bán (Chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác)

Có TK 111,112 …

- Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu do bên nhận ủy thác giao trả, kế toán  thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường.

- Khi trả tiền cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu  về số tiền nhập khẩu và các chi phí liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng bên nhận ủy thác)

      Có TK 111,112…

- Phí ủy thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận ủy thác được tính vào giá trị hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 151, 52,1 56, 211…

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

      Có TK 331 - Phải trả cho người bán (chi tiết từng đơn vị nhận ủy thác)

- Việc thanh toán nghĩa vụ thuế đối với hàng nhập khẩu thực hiện theo quy định của TK 333 - Thuế phải nộp cho Nhà nước.

Đơn vị nhận ủy thác không sử dụng TK 333 mà để phản ánh nghiệp vụ thanh toán ủy thác mà phản ánh  qua TK 138, 338.

3.12. Khi lập Báo cáo tài chính , số dư nợ phải trả cho người bán  bằng ngoại tệ  được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm  lập Báo cáo tài chính

- Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán

      Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

- Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, ghi:

Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

      Có TK 331 - Phải trả cho người bán.

Tư vấn kiến thức kế toán