Hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống, hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng, hóa đơn viết sai nhưng đã kê khai giải quyết như thế nào?

I. Phát hiện hóa đơn viết sai khi chưa giao cho khách Hàng

1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuốn

- Cách xử lý: Kế toán chỉ cần gạch chéo các liên (Không xé ra) và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuốn của quyển hóa đơn.

- Rút kinh nghiệm: Tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (Nếu có),… cần viết trên hóa đơn để viết đúng.

- Cách xử lý: Xuất lại hóa đơn mới đúng, giao liên 2 cho khách hàng

2. Viết sai hóa đơn và kế toán đã xé khỏi cuốn hóa đơn:

- Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.

- Bước 2: Xuất hóa đơn mới (Đúng) giao cho Khách hàng.

- Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai - Kẹp tại cuống của quyển hóa đơn.

* Chú ý: Vì chưa giao cho Khách hàng nên không phải làm Biên bản thu hồi hóa đơn - Theo Khoản 1 Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

* Lưu ý: Lập hóa đơn nhưng vì 1 lý do nào đó (Chưa thanh toán) nên chưa  giao cho Khách hàng mà ngày hôm sau trở đi mới phát hiện ra sai sót trên hóa đơn thì dù chưa giao hóa đơn cho Khách hàng cũng phải xử lý tương tự trường hợp đã giao để không bị phạt vì hành vi xuất hóa đơn mà không giao cho Khách hàng.

II. Phát hiện hóa đơn viết sai khi đã giao cho Khách hàng

1. Hóa đơn viết sai đã giao cho Khách hàng nhưng chưa kê khai thuế:

Hóa đơn viết sai thông tin, đã xé khỏi cuống và đã giao cho Bên mua nhưng 2 bên chưa tiến hành kê khai thuế => Nay 1 trong hai bên phát hiện ra hóa đơn có sai sót thì liên lạc với bên còn lại để xác nhận lỗi sai.

Cách xử lý:

+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập (2 bản - Mỗi bên giữ 1 bản).

Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.

+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới (Đúng) giao cho Khách hàng

=> Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (Ngày làm biên bản thu hồi)
- Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế.

=> Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai - Hạch toán.

Lưu ý: Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hóa đơn lập sai đó (Có thể kẹp vào hóa đơn để giải trình).

- Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.

2. Hóa đơn viết sai đã giao cho Khách hàng đã kê khai thuế:

- Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với Bên mua; Còn với Bên bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường.

Lưu ý: Trường hợp này có 2 tình huống xảy ra

+ Hóa đơn sai sót ảnh hưởng đến giá trị tiền hàng và tiền thuế.

+ Hóa đơn sai sót KHÔNG ảnh hưởng đến giá trị tiền hàng và tiền thuế.

Dù 1 hay 2 Bên đã kê khai thuế cũng xử lý như sau:

+ Bước 1 - Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì Bên bán và Bên mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.

+ Bước 2 - Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: Điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,… tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số …, ký hiệu …

Trường hợp 1: Hóa đơn viết sai tên Công ty, địa chỉ

Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ Bên mua nhưng ghi đúng mã số thuế Bên mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

=> Xem hướng dẫn tại Điều 3 của Thông Tư 26/2015/TT-BTC, hướng dẫn Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC (Trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn trường hợp này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh).

Trường hợp 2: Hóa đơn viết sai ngày tháng; Tển hàng hóa; Đơn vị tính; Mã số thuế; Số tiền viết bằng chữ (Không ảnh hưởng đến số tiền trên hóa đơn).

+ Bước 1: Hai bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bản - Mỗi bên giữ 1 bản).

+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót.

+ Ngày lập hóa đơn: Là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.

+ Viết đúng và đầy đủ tên Công ty; Địa chỉ, Mã số thuế của Bên mua.

+ Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” ghi: Điều chỉnh ….. (Sai cái gì, điều chỉnh cái đó) ….. Ghi tại hóa đơn số ….. ký hiệu ….. ngày … tháng … năm …

+ Các tiêu thức còn lại: Gạch chéo.

=> Vì đây là những sai sót không ảnh hưởng đến tiền nên hóa đơn điều chỉnh này Bên bán và Bên mua không phải kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh sẽ được kẹp cùng với hóa đơn viết sai trước đó.

+ Khi kê khai thuế: Hiện tại trên phần mềm HTKK đã bỏ các phụ lục nên những hóa đơn điều chỉnh này (Hóa đơn điều chỉnh không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế) thì không cần phải kê khai trên tờ khai 01/GTGT, mà chỉ cần lưu cùng hóa đơn sai để sau này giải trình.

Trường hợp 3: Hóa đơn viết sai thuế suất; Đơn giá; Thành tiền (Ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế trên hóa đơn).

+ Bước 1: Hai bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bản - Mỗi bên giữ 1 bản).
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót. 

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.

=> Khi kê khai - Kê khai vào kỳ hiện tại: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, Bên bán và Bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê.

Tư vấn kiến thức kế toán

Hướng dẫn kiểm tra Bảng cân đối phát sinh

Học kế toán tổng hợp