Quy định mới nhất về sử dụng hóa đơn với Doanh nghiệp có nhiều Cửa hàng hoặc Chi nhánnh

1. Chi nhánh và Cửa hàng có được tự đặt in hóa đơn?

- Chi nhánh (bao gồm cả Chi nhánh hạch toán độc lập và Chi nhánh hạch toán phụ thuộc) đều được tự đặt in hóa đơn để sử dụng, hoặc sử dụng chung hóa đơn với trụ sở chính;

- Cửa hàng không được phép tự đặt in riêng để sử dụng mà phải sử dụng hóa đơn đã phát hành của Trụ sở chính.

- Mẫu hóa đơn ở chi nhánh có thể giống hoặc khác với mẫu hóa đơn của trụ sở chính (của Doanh nghiệp).

2. Thông báo phát hành hóa đơn ở Chi nhánh:

Theo Khoản 3, Điều 9, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

"Điều 9. Phát hành hóa đơn của tổ chức kinh doanh:

… Các chi nhánh trực thuộc sử dụng chung mẫu hóa đơn với trụ sở chính, khi thông báo phát hành hóa đơn không đủ hóa đơn mẫu thì được sử dụng 01 số hóa đơn đầu tiên sử dụng theo tên, địa chỉ mới hoặc được phân bổ để làm hóa đơn mẫu. Trên hóa đơn dùng làm mẫu gạch bỏ số thứ tự đã in sẵn và đóng chữ “Mẫu” để làm hóa đơn mẫu. Các hóa đơn dùng làm hóa đơn mẫu không phải thực hiện thông báo phát hành (không kê khai vào số lượng hóa đơn phát hành tại Thông báo phát hành hóa đơn)."

Như vậy, nếu Chi nhánh ở khác địa bàn với Trụ sở chính, có sử dụng hóa đơn mà Trụ sở chính đã đặt in hoặc do Chi nhánh tự đặt in thì Chi nhánh vẫn phải làm Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến Cơ quan thuế chủ quản tại địa phương nơi đặt Chi nhánh.

3. Quản lý, sử dụng hóa đơn ở Chi nhánh, cửa hàng:

Tại mục d, Khoản 1, Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

Điều 16. Lập hóa đơn:

1. Nguyên tắc lập hóa đơn

d) Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm.

Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.”

Nếu Chi nhánh tự đặt in hóa đơn thì phải có trách nhiệm quản lý và sử dụng theo Thông tư 39/2014/TT-BTC như một đơn vị độc lập.

Tư vấn kiến thức kế toán