Vậy các khoản tạm ứng này cần những chứng từ gì và hạch toán như thế nào?

Kế toán Đức Hà cùng các bạn tìm hiểu khi tạm ứng tiền cho nhân viên thì cần có những chứng từ gì? Cụ thể như sau:

- Giấy đề nghị tạm ứng tiền.

- Nếu cá nhân đi công tác thì cần thêm những chứng từ sau:

+ Đề xuất công tác.

+ Giấy đi đường.

+ Quyết định của Ban Giám đốc cử đi công tác.

+ Lịch trình công tác.

- Sau khi công tác về phải thanh toán tạm ứng:

+ Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng.

+ Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc.

+ Nếu số tạm ứng thừa so với Chi phí đi công tác thì phải hoàn nhập tạm ứng hoặc trừ vào lương của người lao động.

+ Giấy đi đường.

+ Và các chứng từ khác (Nếu có).

=> Kết luận:

* Khi cá nhận tạm ứng tiền thì phải hoàn ứng hết khoản tạm ứng này mới được tạm ứng tiếp các khoản khác.

* Hóa đơn GTGT khi làm thanh toán phải đầy đủ các Chỉ tiêu trên hóa đơn và tên đơn vị mua hàng, mã số thuế phải là mã số thuế của DN. Những hóa đơn trên 20 triệu thì DN làm giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản (Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt);

* Hạch toán kế toán khoản tạm ứng

- Khi tạm ứng tiền mặt hoặc vật tư cho người lao động, ghi:

Nợ TK 141 - Tạm ứng

      Có các TK 111, 112, 152

- Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc để Quyết toán khoản tạm ứng, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, 621, 627, 642,...

Nợ TK 1331 (Nếu có)

      Có TK 141

- Xử lý khoản tạm ứng

+ Nếu khoản tạm ứng sử dụng không hết, phải hoàn ứng, nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người tạm ứng, ghi:

Nợ TK 111 - Nhập tiền mặt vào quỹ

Nợ TK 152 - Nhập nguyên vật liệu thừa vào kho

Nợ TK 334 - Trừ vào lương của người tạm ứng

      Có TK 141- Số tiền tạm ứng còn thừa

+ Nếu số thực chi lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:

Nợ TK 141

      Có TK 111

Lưu ý: Đối với khoản tạm ứng tiền lương cho người lao động DN hạch toán vào TK 334 mà không được hạch toán vào TK 141, ghi:

Nợ TK 334

      Có TK 111.

Tư vấn kiến thức kế toán

Hướng Dẫn Kiểm Tra Bảng Cân Đối Phát Sinh

HỌC KẾ TOÁN TRỰC TUYẾN