Kế toán Đức Hà chia sẽ những kinh nghiệm thực tế của một Doanh nghiệp Sản Xuất Gỗ; Cụ thể như sau:

I. Công tác chuẩn bị

1. Sổ kế toán

- Xuất tất cả sổ cái từ Loại 1 đến Loại 9, Bảng Cân Đối số phát sịnh, Công Nợ các năm thanh, kiểm tra thuế ra Excel => Gửi vào Mail bên thuế.

- In toàn bộ sổ sách ra, đóng quyển và đóng thùng carton => Mang lên Đội kiểm tra thuế hoặc kiểm tại Doanh nghiệp tùy theo từng Chi cục/Cục.

2. Bảng kê mua vào, bán ra

- Mua vào, bán ra từ năm thanh tra, kiểm tra thuế ra excel; Gộp các năm cùng 1 Files.

- Lọc tất cả những hóa đơn đơn > 20 triệu; Ghi chú ngày thanh toán và số tiền thanh toán (Nên lưu riêng bộ hồ sơ công nợ: Phô tô những hóa đơn > 20 + UNC phô tôo hoặc bản gốc lưu thành bộ).

3. Bộ Báo cáo Quyết toán Thuế TNDN + Quyết toán thuế TNCN + BCTC các năm thanh kiểm tra 

- In bản mềm: 01 bản lưu trữ sổ sách.

- In 01 bản gửi cán bộ thuế.

Bao gồm: Quyết toán Thuế TNDN, Thuế TNCN, BCTC các năm.

Ghi chú: Phô tô 1 bản cho Bên thuế khi họ kiểm tra; Thường cán bộ thuế chỉ quan tâm bản cuối cùng Doanh nghiệp đã nộp nếu trong các năm có làm KHBS - khai bổ sung, vẫn phải lưu trữ bản gốc lần nộp đầu để khi hỏi kiểm tra vẫn có số liệu để giải trình.

4. Hóa đơn mua vào, bán ra (Bản gốc) và tờ khai thuế hàng kỳ

- Hóa đơn kẹp theo tờ khai hàng Tháng/Quý.

- Hóa đơn kẹp chứng từ: Phiếu thu, chi, hạch toán, nhập kho,…

Ghi chú:

+ Sắp thành bộ theo Tháng/Quý của tờ khai thuế.

+ Sắp chứng từ và hóa đơn đầu ra theo thứ tự đã kê khai thuế.

+ Sắp chứng từ và hóa đơn đầu vào theo thứ tự đã kê khai thuế.

+ Tờ khai thuế nào mất thì làm công văn lên Thuế xin sao y trích lục lại.

5. Sổ phụ ngân hàng + Ủy nhiệm chi (Bản gốc)

- Liệt kê các hóa đơn mua vào ≥ 20 triệu, ghi rõ ngày thanh toán.

- Kẹp UNC vào các hóa đơn > 20 triệu để dễ kiếm và tra cứu (Có thể là phô tô để 1 bản riêng hoặc bản gốc riêng, bản phô tô kẹp chứng từ sổ sách).

Ghi chú: Đối chiếu Bảng tổng hợp công nợ và công nợ chi tiết với Bảng kê Excel xem chênh lệch công nợ thanh toán với công nợ Khách hàng là bao nhiêu?

- Nếu kiểm tra phát hiện UNC nào bị mất thì làm công văn lên ngân hàng xin sao y trích lục nếu không kịp có thể lấy Giấy báo Nợ + Sao kê chi tiết khoanh tròn đánh dấu lại để giải trình và xin bổ sung chứng từ sau.

6. Hợp đồng lao động + Bảng lương (Bản gốc)

- Hợp đồng lao động kẹp CMND.

- Bảng chấm công đầy đủ.

- Quyết định tăng lương, và phụ lục hợp đồng lao động.

- Quyết toán thuế TNCN đầy đủ.

- Ký tá đầy đủ.

Ghi chú: Các khoản chi lương và phụ cấp theo lương không có trong văn bản sau thì sẽ bị loại trừ không được tính vào Chi phí hợp lý: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị (Chủ tịch Hội đồng thành viên), Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Tổng công ty, Công ty.

7. Hợp đồng kinh tế

- Hợp đồng kinh tế đã ký kết; Phụ lục hợp đồng; Thanh lý hợp đồng; Biên bản giao nhận,…

- Hợp đồng đầu vào là hợp đồng nguyên tắc do việc mua bán là thường xuyên.

- Hợp đồng mượn xe để hợp lý chi phí xăng dầu đã đưa vào.

Ghi chú:

+ Lưu trữ theo bìa còng, Doanh nghiệp nào phát sinh nhiều có thể lưu riêng 1 bìa còng; Nếu ít thì lưu chung nhưng có ghi chú bằng Giấy note.

+ Mỗi Doanh nghiệp là 01 tập liền nhau để dễ tìm kiếm

+ Đánh dấu bằng Giấy note màu để dễ nhận biết.

+ Hợp đồng chứng từ nào mất thì liên hệ Khách hàng để xin bản sao y lại hoặc bản gốc thì càng tốt.

8. Giấy phép kinh doanh

- Phô tô sao y hoặc phô tô đóng dấu treo đều được.

- Các chứng từ khác như đăng ký mẫu dấu,…

- Điều lệ Doanh nghiệp.

- Quy chế tài chính Doanh nghiệp.

Ghi chú:

+ Quy chế tài chính Doanh nghiệp là một loại văn quan trọng nhất xuyên suốt trong quá trình thanh kiểm tra vì nó có mối liên hệ mật thiết đến những Chi phí phát sinh trong Doanh nghiệp như: Tiền tiếp khách hàng; Phòng nghỉ; Máy bay; Công tác phí khác; Mượn xe; Sửa chữa xe đi mượn; Điện thoại,…

+ Kiểm tra chi phí của Doanh nghiệp, sau đó soạn Quy chế tài chính cho phù hợp với những chi phí đã phát sinh.

II. Phần hành kiểm tra thanh tra thuế

1. Vấn đề định mức và giá thành sản xuất

- Định mức NVL, đối chiếu với bảng tính giá thành: Soát lại xuất kho theo định mức, xem và soạn thảo Bảng định mức NVL chính và phụ đã phù hợp chưa?

- Giá thành có 02 dạng:

+ Giá thành theo đơn hàng sản xuất.

+ Giá thành theo từng mã loại sản phẩm giống nhau cùng đơn giá.

(Nếu Doanh nghiệp sản xuất mỗi hợp đồng đơn hàng là những mặt hàng sản xuất mẫu mã và kích thước khác nhau thì nên chọn tính giá thành theo đơn hàng).

- Bảng tổng hợp giá thành theo đơn hàng hoặc lô (Sản xuất hàng loạt): Xuất sẵn ra Excel khi cán bộ hỏi là có ngay.

- Xem xuất kho có vượt định mức không; Nếu vượt xem lại Bảng tính giá thành và định mức soát lại cho kỹ.

2. Vấn đề hóa đơn

- Kiểm tra hóa đơn đối chiếu với bảng kê mua vào bán ra xem có bị mất mát? Sai sót? Các kê khai điều chỉnh tăng giảm?

+ Sai tên, địa chỉ: Có làm Biên bản điều chỉnh hay không?

+ Sai MST, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá thành tiền và thuế GTGT: Bắt buộc có Biên bản điều chỉnh và Hóa đơn điều chỉnh.

+ Hóa đơn sắp xếp theo tờ khai thuế GTGT của Phụ lục bán ra và mua vào.

+ Hóa đơn nào mất thì lập Báo mất với cơ quan thuế.

- Hai bên lập Biên bản ghi nhận sự việc có ký tên đóng dấu của Bên mua và Bên bán.

- Bên bán sao chụp Liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho Bên mua.

- Lập báo cáo gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra mất, cháy, hỏng).

- Do bên Doanh nghiệp không thông báo mất hóa đơn nên toàn bộ giá trị đơn hàng:

+ Không được khấu trừ thuế GTGT.

+ Không được tính vào Chi phí hợp lý khi Quyết toán thuế TNDN.

+ Đề nghị cán bộ thuế cho bổ sung hồ sơ; Chỉ bị phạt về mất hóa đơn, không bị truy thuế GTGT và thuế TNDN bằng cách cho lùi ngày Biên bản kiểm tra và nộp gấp thủ tục báo mất.

3. Vấn đề công nợ

- Lập bảng kê lọc ra những hóa đơn > 20 triệu, đồng thời tìm những UNC tương ứng.

- XemTài khoản 131 có Số dư Bên Có hay không; Nếu có thì làm Hợp đồng,trên Hợp đồng chỉ ghi tạm ứng = Số tiền họ đã chuyển để thuế không bắt bẻ về việc trốn doanh thu và trốn thuế => Không truy thuế  GTGT và Thuế TNDN.

- Xem Tài khoản 331 xem có Số dư Bên Có không; Nếu có thì làm Hợp đồng trả chậm đến thời điểm hiện tại => Phải làm thủ tục này trước thời điểm kiểm tra thanh tra.

- Nếu UNC nào bị mất tương ứng với Hóa đơn > 20 triệu => Làm sẵn công văn xin sao y trích lục của ngân hàng lấy tạm Giấy báo Nợ và Sao kê để giải trình.

4. Vấn đề tồn kho

Chú ý: Hàng tồn kho thực có khớp với Sổ sách: Đa số bên sản xuất tồn kho ảo nên khi thuế vào xem Tài khoản 152, 155 => Nếu tồn kho là ảo bị truy Thuế GTGT, Thuế TNDN và bị quy vào tội trốn thuế => Nên tồn kho với thực tế phải gần tương đương nhau, lệch nhau 30% là tối đa.

5. Vấn đề lao động tiền lương

- Toàn bộ nhân công đã có hợp đồng lao động chưa?

- Xem lại khoản lương trên Bảng lương, đối chiếu với Hợp đồng lao động có khớp không => Nếu không thì làm Phụ lục hợp đồng bổ sung.

6. Vấn đề hợp đồng kinh tế

- Bảng kê hợp đồng kinh tế đã ký: Hợp đồng nào chưa xuất hóa đơn, chưa giao hàng; Hợp đồng đã kết thúc và thanh lý.

- Nên chuẩn bị trước các Hợp đồng của Doanh nghiệp nào gom về 1 mối đóng bìa còng => Nên khi cán bộ thuế hỏi là trình ngay.

7. Vấn đề Chi phí

- Cán bộ thuế sẽ kiểm tra kỹ các Tài khoản chi phí: 635, 811, 642, 641.

- Hóa đơn xăng phải có định mức xăng dầu, lịch trình công tác, quyết định công tác phí,… (Riêng khoản này tiền xăng nhiều => Bị loại 1 phần “Lịch trình công tác và định mức nhiên liệu do không làm từ trước nên phải huy động người rất nhiều để lập Bảng kê và các thủ tục do Bên thuế yêu cầu).

8. Vấn đề Nguyên Vật liệu nhập khẩu

-  Một bộ hồ sơ nhập khẩu bao gồm:

+ Tờ khai hải quan và các phụ lục.

+ Hợp đồng ngoại (Contract).

+ Hóa đơn bên bán (Invoice).

+ Các giấy tờ khác của lô hàng như: Chứng nhận xuất sứ, tiêu chuẩn chất lượng,….

+ Các hóa đơn dịch vụ liên quan tới hoạt động nhập khẩu như: Bảo hiểm; Vận tải Quốc tế; Vận tải nội địa; Kiểm hóa; Nâng hạ; Phí làm hàng tại cảng (THC); Vệ sinh Container; Phí chứng từ; Lưu kho, và các khoản phí khác,…

+ Thông báo nộp thuế.

+ Giấy nộp tiền vào NSNN/ Ủy nhiệm chi thuế.

+ Lệnh chi/Ủy nhiệm chi thanh toán công nợ ngoại tệ Bên bán.

=>Khi lưu hồ sơ tốt nhất nếu sắp hóa đơn theo tờ khai và phải phô tô những hóa đơn: Bảo hiểm; Vận tải Quốc tế; Vận tải nội địa; Kiểm hóa; Nâng hạ; Phí làm hàng tại cảng (THC); Vệ sinh Container; Phí chứng từ; Lưu kho, và các khoản phí khác,… vào cùng bộ của nó, vì lưu riêng nên lúc hỏi đến giá nhập của nó thì không có Bảng kê chi tiết nên lục lại ngồi kê chi tiết để khớp đơn giá nhập của mặt hàng NVL nhập khẩu này rất mất thời gian => Nên tốt nhất lúc làm thì có kê khai thì kê khai nó liền nhau và lưu cùng nhau.

- Mỗi lô nhập khẩu tốt nhất xuất từ Phần mềm hay Bảng kê trên Excel tùy theo Phần mềm để sẵn => Giải trình cho dễ.

9. Vấn đề sổ sách files mềm

- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn.

- Bảng Cân Đối Phát Sinh các năm.

- Bảng tổng hợp công nợ.

=> Khi làm xong Báo cáo tài chính các năm, nên Xuất sẵn Tài khoản sổ cái từ Tài khoản 6 đến 9 ra Excel.

Tư vấn kiến thức kế toán

Hướng dẫn Kiểm tra Bảng Cân Đối Phát Sinh

HỌC KẾ TOÁN TRỰC TUYẾN